Informatiemanagement draait om mensen

Informatiemanagement draait om mensen

Loading
loading..
informatiemanagement

Informatiemanagement draait om mensen

december 14, 2015
YPublic
, , , , ,
No Comments

door Paul Graas – Trainee Informatiemanagement bij YPublic

‘Informatiemanagement draait om mensen’, Cliché, maar waar.

Informatiebeheer

Een tijd geleden had ik samen met een paar collega’s van het team Informatiebeheer een afspraak met een aantal medewerkers van de gemeente waar ik werkzaam ben. We waren bezig met een pilotsessie over een digitale verzendprocedure en we wilden weten hoe zij tegen heel het proces aankeken. Terwijl we bezig waren om alle stappen uit te leggen, interrumpeerde één van de aanwezigen ons met de volgende vraag: ‘Dat is allemaal wel mooi, maar wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van zo’n digitale verzendprocedure? Want ik heb het idee dat ik er net zoveel tijd aan kwijt ben als met de papieren verzendprocedure.’ Nogal onvoorbereid, wisten we uiteindelijk uit te leggen dat je met de digitale verzendprocedure tijd kunt besparen en dat het ook erg handig is voor het terugvinden van gearchiveerde brieven.

Weerstand

Achteraf schaamde ik me. Hoe kan het toch dat ik van tevoren niet eens had nagedacht over deze belangrijke vraag: waarom doen we dit eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we dit overtuigend overbrengen naar de medewerkers? Want zij gaan niet blind allerlei nieuwe werkwijzen accepteren. Dus je kunt wel veel mooie plannen hebben, maar als je de medewerkers niet weet te overtuigen van de toegevoegde waarde van je plannen, dan heb je een probleem. De kans is groot dat je plannen uiteindelijk botsen tegen een muur van weerstand en onbegrip. En terecht. Want informatiemanagement draait om de mensen die met informatie moeten omgaan, en niet andersom.

Digitalisering

Vroeger, in de tijden van papieren dossiers, was het nog voldoende om het centrale archief goed in te richten en te beheren. Als medewerker ging je naar de archivaris en die wees je de weg naar het juiste dossier. Oftewel, de archivaris beheerde de informatie en de medewerker kon die informatie raadplegen. Tegenwoordig is de verhouding tussen medewerker en informatie compleet veranderd door de digitalisering van de maatschappij. Informatie is overal te vinden. Je kunt zelfs spreken van een overdosis aan informatie. En het wordt alleen maar erger.

Informatiemanagement gaat om mensen

De kunst van informatiemanagement is om medewerkers te leren effectief om te gaan met informatie. Oftewel, de nadruk ligt niet meer op het beheer van informatie zelf, maar op hoe de medewerker ermee omgaat. Dit klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Soms zijn we binnen ons vakgebied zo druk bezig met het optimaal inrichten van een digitaal archief of met het schoonmaken van netwerkschijven, dat we uit het oog verliezen wie deze middelen gaan gebruiken.

Managen van informatie

Informatiemanagement draait om mensen. Dat wil zeggen dat wij, informatiedeskundigen, ons werk vooral moeten richten op degenen die met informatie(systemen) omgaan. Ons vakgebied is nu eenmaal “gedemocratiseerd”: alle medewerkers binnen de organisatie (en steeds vaker ook externen, zoals burgers en bedrijven) moeten informatie beheren die hiervoor voornamelijk door DIV beheerd werd. Dat is de reden dat het steeds belangrijker wordt voor een informatiedeskundige om zijn werkplek te verlaten, te slenteren door de wandelgangen en in gesprek te gaan met medewerkers. Zo weet je wat er leeft en zet je een eerste stap in het effectief managen van de informatie binnen je organisatie.

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.