De rol van de informatiemanager - YPublic

De rol van de informatiemanager

Loading
loading..

De rol van de informatiemanager

juni 27, 2016
YPublic
, , , , , ,
No Comments

Het geheel had wat geheimzinnigs. Een collega vroeg mij binnen te komen in zijn werkkamer en de deur dicht te doen. Ik schrok, want als prille documentalist weet je soms niet wat je kunt verwachten. Heb ik het te bont gemaakt met aanmaningen tegenover collega’s die onzorgvuldig omgaan met documenten. Het blijkt om een noodkreet van een andere collega te gaan. Desbetreffende collega geeft aan disproportioneel veel tijd kwijt te zijn met administratieve bezigheden.

Hij is een specialist en wordt geacht vooral met inhoud bezig te zijn. De administratieve handelingen rond het verwerken van documenten te werken in ons DMS (Document Management Systeem) maken hem radeloos. Hij dreigt deadlines mis te lopen vanwege dit probleem.

Digitaal werken als struikelblok

De organisatie waar ik momenteel werk als informatiemanager bevindt zich middenin het ‘informatie regime’. De veranderingen op het gebied van informatie volgen elkaar in rap tempo op. Werknemers zijn nog niet gewend aan een systeem of de volgende applicatie wordt al geïntroduceerd. Systemen krijgen maar weinig kans om het stadium van ‘kinderziektes’ te ontgroeien. Medewerkers haken zelf  nog sneller af dan de systemen. Ze werken zo min mogelijk met het DMS of bedenken allerlei olifantenpaadjes om de vaak tijdrovende handelingen binnen het DMS te ontlopen. De radeloze medewerker heeft te kampen met nare eigenschappen van het DMS. Waar hij vroeger in een handomdraai documenten deelde met externen, is hij nu vaak minstens een kwartier bezig voordat hij de nodige handelingen heeft verricht om een document te delen. Onnodige tijdverspilling zegt de collega die mij aanspreekt terecht.

Twee oplossingsrichtingen

Globaal zijn er twee manieren waarop je met dit probleem om kunt gaan. De collega die mij binnenriep op zijn kamer opperde een ‘uitvoerende’ oplossing. Is het een idee om het gebruik van het DMS te centraliseren? Het kan toch niet de bedoeling zijn dat dure, schaarse specialisten veel tijd bezig zijn met administratieve handelingen? Als één of meerdere ‘documentalisten’ de werkzaamheden op het gebied van het opslaan en terugvinden van documenten zouden uitvoeren, en niet de ‘inhoudelijk specialisten’, dan wordt informatie tenminste echt vakkundig gemanaged en beheerd.

Een tweede oplossingsrichting is de ‘faciliterende’ oplossing. Laten we eens gaan luisteren naar de gefrustreerde collega? Waar loopt hij concreet tegenaan? Weet hij alle opties van het DMS op de juiste waarde in te schatten? Weet hij de instructies te vinden? Volgt hij krampachtig alle regels, of heeft hij zelf ook handige truckjes (olifantenpaadjes) waar andere collega’ s van kunnen leren? Ontdek waar de medewerker onnodig tijd verliest en bedenk oplossingen bij problemen (afbeelding). Leg uit en herhaal; een eenduidige boodschap doet wonderen.

De juiste rol van de informatiemanager

Het woord ‘management’ in ‘informatiemanagement’ staat voor ‘de organisatie van en controle over de structuur, het verwerken en het bezorgen van informatie’. Dit is in het bijzonder de taak van de informatiemanager, maar de vraag is: hoe kom je tot de uitvoering van deze taak? Mijns inziens is informatiemanagement van iedereen! Alle medewerkers spelen een rol in het vangen, managen, opslaan, delen, bewaren en afleveren van informatie. Ook hierbij geldt: je kunt iedere medewerker ‘vissen’ geven, maar je kunt ze beter zelf leren ‘vissen’. Ga voor de faciliterende rol, de gebruiker is koning en de ICT mag niet hinderen. Zet één woord bovenaan je actielijst: gebruikersgemak.

Arco Vuik

Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.