DIV, spillebeen of spil in het web? - YPublic

DIV, spillebeen of spil in het web?

Loading
loading..
Informatievoorziening gemeente Eersel

DIV, spillebeen of spil in het web?

juni 27, 2016
YPublic
, , , , , , ,
No Comments

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.