De Informatiemanager als Kameleon

De Informatie Manager als Kameleon

Loading
loading..
Informatie Manager als Kameleon

De Informatie Manager als Kameleon

september 30, 2016
YPublic
, , , ,
No Comments

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.