Cheerleader of schoonmaker..?? - YPublic

Cheerleader of schoonmaker..??

Loading
loading..

Cheerleader of schoonmaker..??

oktober 17, 2016
YPublic
No Comments

Eén van de uitdagingen als Informatiespecialist is zorg te dragen voor een ordentelijk projectarchief binnen ons Document Management Systeem. Op dit moment bestaat het projectarchief uit zo’n 25.000 documenten. Hier komen per maand gemiddeld 250 documenten bij. Deze documenten zijn opgeslagen door ongeveer 25 verschillende personen en komen in een verzamelmap ‘documenten niet in dossier’ terecht. Aan mij de taak om ze in een dossier te plaatsen.

Thomas van Aquino; ordenen, onderscheiden en indelen

“Een bekende quote van Thomas van Aquino luidt: ‘het ambt van de wijze is ordenen’. Zijn kernspreuk luidde ‘ordenen,  onderscheiden, indelen’. Hierin lag de betekenis van zijn werk. Je zou kunnen zeggen dat een informatiespecialist dus een soort Thomas van Aquino op een project is (knipoog!).  Een ordentelijk projectarchief is echter afhankelijk van méér dan simpelweg het ordenen, onderscheiden en indelen van documenten”

Als informatiespecialist heb je verschillende functies:

1. Cheerleader

Zonder documenten van de medewerkers heb je geen projectarchief. Als informatiespecialist ben je een cheerleader ten behoeve van het DMS: je juicht het gebruik van het DMS toe en benadrukt het nut en de noodzaak van het DMS. Je stimuleert de medewerkers om daadwerkelijk iets op te slaan. De eerste stap is gezet.

2.Docent

Als je de medewerkers overtuigd hebt, is het tijd voor de tweede stap: training geven. Je legt medewerkers uit hoe het DMS werkt en geeft ze tips & tricks zodat het werken met het DMS zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt en zo min mogelijk tijd kost. Ook leg je uit welke metadata moet worden ingevuld en hoe de metadata ingevuld moet worden. Als medewerkers vragen hebben, ben je altijd bereid te helpen.

3. Architect

In overleg met de projectmedewerkers ontwerp een logische mappenstructuur die procesgericht is.

Je zorgt ervoor dat het aantal lagen in de mappen beperkt is, er geen wildgroei aan mappen ontstaat en dat het duidelijk is welke documenten in welke mappen horen. De mappenstructuur is de fundering van een ordentelijk projectarchief.

4. Auditor

Ook toets je of de nieuw opgeslagen documenten de juiste metadata bevatten. Als je merkt dat een medewerker stelselmatig de metadata niet of niet juist invult, ga je het gesprek aan en probeer je erachter te komen waarom dit het geval is. Dit doe je in je rol van cheerleader en docent. Je bent immers een werknemer van YPublic, niet van de KGB.

5. Schoonmaker

Voor je laatste rol komt het hebben van opruimwoede goed van pas. Je bevindt je namelijk zelden in de luxe positie om bij het begin van een project al betrokken te zijn geweest. Je hebt meestal te maken met een bepaalde erfenis. Het is soms heerlijk om hier (natuurlijk in overleg met de medewerkers) met je digitale bezem doorheen te gaan en opnieuw ordening aan te brengen.

Het werk van een informatiespecialist om te zorgen voor een ordentelijk projectarchief kent dus verschillende rollen die allemaal belangrijk zijn. Je bent niet de hele dag bezig met het ‘simpelweg plaatsen van documenten’; informatiemanagement is veel meer dan dat. Informatiemanagement is ook stimuleren, doceren, bouwen, toetsen en opruimen.

Saga Schrauwen, Trainee Informatie Manager YPublic

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.