YPublic, auteur op YPublic

Author Archives: YPublic

Loading
loading..

Ben je geïnteresseerd in mensen, hun gedrag en wil je weten wat hen drijft? Ben je open, proactief en klaar om je eigen potentie te benutten bij een groeiende organisatie. Floreer jij in een omgeving waar je de kans krijgt je te verdiepen in jonge talentvolle mensen en weet jij hen te koppelen en te begeleiden naar de juiste opdrachten. Dan is deze kans bij YPublic in Ede iets voor jou!

YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening binnen de Overheid. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van de veranderende wet- en regelgeving en de digitalisering. Dit vraagt om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor deze ontwikkelingen van informatievoorziening bij overheidsorganisaties.

Je verantwoordelijkheden als Recruiter / Talent Scout

Als recruiter weet jij vanuit een persoonlijke en respectvolle benadering de potentie van de Young Professionals inzichtelijk te krijgen en op waarde te schatten. Daarnaast weet jij wat zij nodig hebben in termen van carrière en persoonlijke ontwikkeling. Tevens ben je snel in het begrijpen van de Business en het opbouwen van betekenisvolle relaties met Young Professionals. Je bent degene die een wereld van verschil maakt. Bij deze zeer afwisselende functie is sprake van veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Op den duur bestaat de mogelijkheid dat je overheidsorganisaties adviseert rond capaciteitsvraagstukken en strategische personeelsplanning.
Je primaire verantwoordelijkheden bestaan uit:

  • Werven en selecteren van talenten voor ons Traineeship en opdrachtgevers;
  • Creëren van talentpools;
  • Opzetten en beheren van werving via Social Media;
  • Voeren van sollicitatiegesprekken & gesprekken bij opdrachtgevers;
  • Je bent een echte adviespartner voor de trainees, collega’s en klanten;
  • Inzetten van doelgerichte marketingacties

 

Wat wordt er van je verwacht?

Je woont bij voorkeur in Midden Nederland. Daarbij ben je mens-  en resultaat gedreven. Je richt jezelf op het creëren en uitbouwen van partnerships met nieuwe en bestaande medewerkers en opdrachtgevers. We verwachten een initiatiefrijke en ondernemende houding. Je wacht niet af, maar gaat aan de slag en bezit met de volgende kwaliteiten:

  • Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden;
  • Kwaliteit gerichte aanpakker, dat wat je doet altijd zo goed mogelijk willen doen;
  • Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld;
  • Teamspeler met grote affiniteit voor de overheid;
  • Afgeronde HBO- of WO-opleiding;
  • Stressbestendig en flexibel, gewend om met deadlines te werken;
  • Nauwkeurig en planmatig
  • Sensitief en doortastend
  • Je werft out-of-the-box en weet op een innovatieve en persoonlijke manier talent te binden

 

Wat kun jij verwachten?

YPublic is jong en ambitieus. Binnen deze dynamische omgeving krijg je veel ruimte en vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten. We hebben een informele sfeer waarin hard werken samengaat met veel gevoel voor humor. We zijn eerlijk, duidelijk en rechtvaardig naar elkaar. Een goed salaris, passende ICT devices en goede secundaire voorwaarden horen tot het arbeidsvoorwaardenpakket. Bovenal kom je te werken in een inspirerende werkomgeving waarbinnen jouw persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Jouw persoonlijke ontwikkeling

Maandelijks overleg je met één van de partners van YPublic om samen te kijken naar je persoonlijke ontwikkeling: waar liggen je talenten? Waar wil je graag meer aandacht aan schenken? Wat zijn concrete aandachtspunten? Samen kijk je hoe je verder kunt groeien. Tevens krijg je bij YPublic de ruimte om opleidingen te volgen, afhankelijk van jouw behoefte.

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze functie, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl. Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Carlijn van de Ven (06-81373813).

LIM

De Leergang Informatie Manager (LIM) is specifiek gericht op talentvolle YPublic Trainees Informatie Management. Deze Leergang is in 2014 speciaal voior YPublic ontwikkeld door docente én adviseur Informatievoorziening Veerle Ultee van VIC (Veerle Information Consultancy).

De  LIM is een intensieve zevendaagse opleiding op HBO/WO niveau over de volle breedte van het vakgebied Informatie Management. Onderwerpen die o.a. aan bod komen zijn: zaakgericht werken, (digitale) archivering, informatieveiligheid, digitale dienstverlening, het stelsel van basisregistraties, informatieveiligheid, het negenvlaksmodel, het nieuwe werken en informatie architectuur. De leergang wordt afgesloten met een praktijkopdracht.

Inmiddels hebben meer dan 50 Trainees de LIM gevolgd. Aanvullend is een maatwerk versie van de LIM verzorgd bij de gemeente Ede en de gemeente Gouda. Komende periode start de vijfde editie van deze Leergang. Afgaande op de reacties van de Trainees, opdrachtgevers en de docente een ongekend succes!

 

 

Vrijwel maandelijks worden we opgeschrikt door berichtgeving dat criminelen op grootschalige wijze persoonsgegevens van organisaties kunnen buitmaken. Data diefstal veroorzaakt doordat de beveiliging niet op orde is. Zo was begin september in het nieuws dat criminele hackers toegang hadden gekregen tot 143 miljoen persoonsgegevens van klanten van het kredietbureau Equifax. Volgens het Amerikaans Britse Wired heeft deze recente hack kunnen plaatsvinden door een kwetsbaarheid in een webapplicatie. Hoewel deze lek al in maart gedicht is, heeft Equifax hun software niet tijdig geüpdatet waardoor criminele op grote schaal toegang hadden tot Burgerservicenummers en andere persoonsgegevens.

In overheidsland zijn dergelijke privacy-schandalen niet ongewoon. Zomer 2017 kwam naar buiten dat privé-gegevens van kinderen met problemen door een menselijke fout inzichtelijk waren voor alle ambtenaren van de gemeente Purmerend. Als blunderende gemeente staat Purmerend hier helaas niet alleen in.

In een samenleving waarin data als het nieuwe goud wordt gezien en organisaties steeds vaker te maken hebben met datalekken, dienen persoonsgegevens beter beschermd te worden. Onder andere door gemeenten. Zij verzamelen en gebruiken veel persoonsgegevens, waaronder die van de meest kwetsbare groepen uit onze samenleving. De verzameling van veel persoonsgegevens vormt een interessant doelwit voor criminelen.

De Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Momenteel geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regels ter bescherming van de privacy van burgers. Vanaf het moment dat deze wet in werking trad, aan begin van deze eeuw, is onze huidige samenleving drastisch veranderd. Vooral op technologisch gebied. De Wbp en de Europese richtlijnen uit 1995 waaruit deze wet voortvloeide, voldoen simpelweg niet meer aan onze hedendaagse privacy behoefte. Vandaar dat deze wet wordt vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is in 2016 al in werking getreden. Vanaf 25 mei 2018 is deze definitief van toepassing.

Door de AVG krijgen inwoners en bedrijven meer rechten en zwaardere bescherming op privacy gebied. Voor veel organisaties zijn de grootste veranderingen onder de AVG: het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG); het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en hoge boetes indien de AVG niet wordt nageleefd.

 Gemeenten en de AVG

Voor gemeenten betekent de komst van de AVG meer plichten en verantwoordelijkheden in vergelijking met de Wbp. Zo waren gemeenten al verplicht onder de Wbp om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken en alleen te gebruiken voor de daarvoor bestemde doeleinde. Het lijkt erop of de meest ingrijpende verandering voor gemeenten niet alleen ligt het waarborgen van privacy, maar ook hoe om te gaan met de veranderende rol van de burger.

Onder de AVG krijgen burgers een actievere rol. Zo krijgen zij inzage- en correctierecht waardoor burgers beter kunnen controleren hoe en door wie hun persoonsgegevens verwerkt worden. Concreet betekent dit dat burgers steeds meer als toezichthouders gaan fungeren. Als gemeente is dit een goede gelegenheid om burgers bewustwording bij te brengen over privacy.

De komst van de AVG kan dienen om de burger actief te informeren over de verwerking van persoonsgegevens op transparante wijze. Tegelijkertijd kunnen gemeentes het goede voorbeeld geven en inwoners en organisaties attenderen op de risico’s van (online) privacy. Zo kan een datalek verregaande consequenties hebben zoals identiteitsfraude, afpersing en dienen als een middel waardoor mensen persoonlijk doelwit worden voor criminelen. Uiteindelijk dragen burgers zelf de verplichting zorgvuldig met hun gegevens om te gaan, maar extra bewustwording over dit onderwerp kan natuurlijk nooit kwaad.

Lara Alias Trainee Informatie Manager bij de gemeente Baarn

 

‘Even mopperen, mannen!’

Koffie-mokken als ouderwetse teambuilding

 

Kwart voor tien ’s morgens horen de dokwerkers een geliefde kreet over de kade galmen:‘Even een kwartiertje mopperen, mannen!’. Elke dag, vaste prik. Iedereen legt het werk even neer om zich naar zijn vaste plekje in de kantine te haasten voor een warm bakkie troost. De koffie houdt ze warm, maar het gemopper geeft hen troost. Want gemopper mag dan een alom negatieve bijklank hebben, de handeling van het mopperen laat zelden een bittere nasmaak achter.

 Eén kwartiertje

Het mopperkwartiertje is te vergelijken met het speelkwartier op de basisschool: even stoom afblazen en weer harmonieus verder. Zoals schoolkinderen ravotten met tikkertje, leven de havenwerkers zich uit in een spraakwoordelijk robbertje vechten om in klare taal onderlinge ergernissen weg te nemen. Met als gevolg een gekrakeel van gelach, bijtende spot, harde humor, serieuze gesprekken, brommende stemmen en schuine opmerkingen. Een kwartiertje maar, langer niet.       

Een andere fluit

De overstap naar de overheid was een flinke cultuurshock. Dat havenwerkers uit ander hout zijn gesneden dan ambtenaren – to put it mildly – kon ik op mijn klompen aanvoelen, maar ik had nooit verwacht dat het contrast zelfs tot in de nerven van de koffietafel was doorgedrongen. Met volle verbazing zag ik mijn afdelingsgenoten met de grootste onregelmatigheid van en naar de koffieautomaat lopen. Soms kwamen zij snel terug, soms bleven zij langer weg. Slechts sporadisch gingen zij gezamenlijk. Vertwijfeld zag ik e-mails binnendruppelen die mij kortaf verzochten: ‘koffie doen?’. Terstond miste ik de geliefde kreet die langs kades en loodsen klonk.‘Maar goed’, denk ik dan, ‘niet zo pruttelen: in elke fabriek klinkt een andere fluit’.

 Individualistische frequentie

Toch kan ik mij nog dagelijks verwonderen over de frequentie van de ambtenarenfluit: die klinkt mij nogal individualistisch in de oren. Die individualiteit heeft sinds de introductie van het ‘Nieuwe Werken’ in de kantooromgeving rap om zich heen gegrepen. Vanuit managementoogpunt is dat prachtig: kostenbesparend, hip en technisch up-to-date. Wie is er immers tegen het streven naar een efficiëntere bedrijfsvoering met de nadruk op zelfstandigheid, zelfredzaamheid en een dynamische werkomgeving? Hoe retorisch deze vraag ook is, juist vanuit de informatiemanagers zou het tegendraadse antwoord ‘wij!’ moeten komen. Misschien uit onverwachte hoek, aangezien zij bij uitstek de digitechnische mogelijkheden van het tijd- en plaats onafhankelijk werken kunnen verzilveren. Maar onder het motto ‘als je er niet bent, wordt je haar niet gewassen’ zou ik willen zeggen dat het bij uitstek voor de informatiemanager van het grootste belang is zo vaak mogelijk fysiek aanwezig te zijn en als aanspreekpunt voor alle gelederen van de organisatie te fungeren. 

De Negenvlaks-verbinding

Want wat zijn de afzonderlijke vlakken in Rik Maes’ befaamde Negenvlaksmodel waard als de verbindingen ertussen niet gemaakt worden? Volgens Maes moet informatiemanagement absoluut niet als losstaande discipline worden gezien, maar het vakgebied valt en staat het met het aanleggen van verbindingswegen tussen verschillende disciplines en organisatieonderdelen. Niet voor niets definieert Maes informatiemanagement als “het gebalanceerd managen van de centrale componenten van de kaart met inbegrip van hun onderlinge en externe relaties”.[1] Laten wij onszelf vooral niet verliezen in getheoretiseer over modellen, processen en papieren tijgers. Bedenk telkens dat er achter elk vlakje in Maes’ model teams van werknemers schuilgaan die lang niet altijd goed met elkaar communiceren. Zelfs op de kleinste afdelinkjes zit ieder op zijn eigen eilandje en worden irritaties en ergernissen niet gedeeld. 

‘Koffie-mokken’

En dat terwijl alle mogelijkheden tot onderling contact formeel zijn geboden, zelfs opgedrongen: verschillende disciplines zitten flex door elkaar heen in één grote, open ruimte. ‘Check’, denkt de manager. Maar zijn we dan blind voor de gevolgen die de zogenaamde ‘flexplek’ teweegbrengt? Irritaties worden niet uitgesproken en problemen nauwelijks opgelost omdat de saamhorigheid ontbreekt. Kan er niet met elkaar gemopperd worden, dan doen we dat over elkaar. Hier ligt een schone taak voor informatiemanagers. Verbind de vlakken niet alleen vakinhoudelijk op je beeldscherm, maar ga ‘koffie-mokken’ met je collega’s. Haal je afdeling uit de individualiteit. Trommel je team op voor een kwartiertje mopperen en zie hoe inmiddels sleets geraakte termen als ‘samenwerken’, ‘multidisciplinariteit’ en ‘communicatie’ nieuwe glans krijgen. Mopper met elkaar en niet over elkaar. Zorg dat jullie ‘mopperkwartiertje’ gezien wordt door de andere afdelingen zodat de organisatie jullie als één team gaan zien. Gemopper? Welnee! Dát is teambuilding door te koffie-mokken.

door Tony Keevel, Trainee Informatie Manager bij Veiligheidsregio Noord Holland Noord 

 


[1] R. Maes, ‘Informatiemanagement in kaart gebracht’, Bestuurlijke Informatievoorziening (november 2003) 521-527, aldaar 523.

YPublic is jong, ambitieus en Specialist in Informatiemanagement. Vanwege onze groei zijn we op zoek een commercieel ingestelde (startende) Accountmanager (32 – 40 uur).

YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van veranderingen in wetgeving en de noodzaak tot digitaliseren van informatie. Deze ontwikkelingen vragen om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor de professionalisering van de informatievoorziening van overheidsorganisaties.

Je verantwoordelijkheden als Accountmanager

Als accountmanager krijg je de kans en de vrijheid om met veel creativiteit bestaande klantcontacten te onderhouden en nieuwe klanten te werven. In deze afwisselende functie is sprake van veel eigen verantwoordelijkheid. Je adviseert overheidsorganisaties rond capaciteitsvraagstukken en treed op als sparringpartner op het gebied van Informatiemanagement.
Je primaire verantwoordelijkheden bestaan uit:

    • Generen van nieuwe opdrachtgevers en uitbouwen van bestaande relaties
    • Zelfstandig beheren van acquisitietrajecten en uitbrengen van offertes
    • Creatief inspelen op relevante marktontwikkelingen

Wat wordt er van je verwacht?

Als relatiebeheerder weet jij de naamsbekendheid van YPublic te vergroten en een stevig netwerk van opdrachtgevers op te bouwen. Je hebt een commerciële drive, bent een harde werker, beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je hebt een representatief voorkomen. Jouw benadering naar klanten is persoonlijk en heeft een duurzaam karakter. Je hebt een proactieve, projectmatige en resultaatgerichte manier van werken. Je kunt je goed verplaatsen in de klant en zijn uitdagingen. Je bent initiatiefrijk en weet je creatieve ideeën met enthousiasme over te brengen in een klantgesprek.

      • Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden
      • Commercieel ingesteld en niet bang voor koude acquisitie. Ervaring hierin is een pré
      • Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld
      • Teamspeler met grote affiniteit voor de overheid
      • Je woont bij voorkeur in de regio: Utrecht – Arnhem – Nijmegen
      • Afgeronde HBO- of WO-opleiding

Wat kun jij verwachten?

YPublic is jong en ambitieus. Binnen deze dynamische omgeving krijg je veel ruimte en vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten. We hebben een informele sfeer waarin hard werken samengaat met veel gevoel voor humor. We zijn eerlijk, duidelijk en rechtvaardig naar elkaar. Een marktconform salaris, passende leaseauto, laptop, en smartphone horen tot het arbeidsvoorwaardenpakket. Bovenal een inspirerende werkomgeving waarbinnen jouw persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze functie, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl.
Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Carlijn van de Ven, telefoonnummer 06-81373813.

 

Werkervaringsplek Sales-, Marketing- of Recruitmentadviseur (Ede, 32-40 uur per week)

YPublic is jong, ambitieus en Specialist in Informatiemanagement. Wij willen starters op de arbeidsmarkt de kans geven om zich bij YPublic verder te ontwikkelen en door te groeien tot talentvolle sales- en recruitmentadviseurs. YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van veranderingen in wetgeving en de noodzaak tot digitaliseren van informatie. Deze ontwikkelingen vragen om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor de professionalisering van de informatievoorziening van overheidsorganisaties.

De werkervaringsplek

Je bent bezig af te studeren of bent net afgestudeerd. Je vraagt je af welke kant je op wil met je carrière. En wat je mogelijkheden zijn als starter. Oftewel, je staat aan het begin van een ontdekkingstocht. YPublic wil jou graag ondersteunen en je de middelen aanreiken om er zoveel mogelijk uit te halen.
Je krijgt de mogelijkheid om voor de duur van vier maanden werkervaring op te doen in recruitment, sales of marketing. We investeren graag in jou, omdat we ervan overtuigd zijn dat jouw ambitie en enthousiasme ook bijdragen aan de ontwikkeling van YPublic. En, als de functie bij je past, dan bieden we je vervolgens graag een contract aan als Sales- en Recruitmentconsultant.

Wat ga je doen?

Vanaf de start ga je bij YPublic aan de slag met diverse sales- en recruitmenttaken. Je primaire taken zijn het opstellen van offertes, het voorbereiden en opstellen van CV’s, de markt verkennen, telefonische acquisitie en zoeken naar nieuwe uitdagingen voor onze trainees en professionals. Hiervoor zal je de sales- en recruitmentmanager van YPublic vergezellen in acquisitie- en sollicitatiegesprekken.

Langzamerhand zal je het vakgebied Informatie Management beter leren kennen en krijg je de mogelijkheid je commerciële inzichten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Daarmee zullen ook je verantwoordelijkheden groeien. Zo zal je op den duur zelfstandig klantbezoeken afleggen of sollicitatiegesprekken voeren. En je zult je eigen relatiebestand opbouwen en beheren.
YPublic is een sterk groeiend en dynamische organisatie. Deze ontwikkelingen zorgen dat er ook veel ruimte is voor eigen initiatief binnen de organisatie. Wordt je enthousiast van social media? Van communicatie? Of van marketingacties? Ga ermee aan de slag!

Jouw persoonlijke ontwikkeling

Maandelijks overleg je met één van de partners van YPublic om samen te kijken naar je persoonlijke ontwikkeling: waar liggen je talenten? Waar wil je graag meer aandacht aan schenken? Wat zijn concrete aandachtspunten? Samen kijk je hoe je d.m.v. concrete stappen verder kunt groeien. Tevens krijg je bij YPublic de ruimte om opleidingen te volgen, afhankelijk van jouw behoefte.

Wat wordt er van jou verwacht?

Je bent enthousiast, open en je hebt de motivatie om door te groeien tot de Sales- en Recruitment Consultant die YPublic helpt verder te groeien. We verwachten een initiatiefrijke en een ondernemende houding. Je wacht niet af, maar je gaat aan de slag en je hebt de volgende kwaliteiten:
– Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden; je gaat graag het gesprek aan
–  Commercieel ingesteld, je hebt lef en goed gevoel voor humor
–  Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld
–  Teamspeler met affiniteit voor de overheid
–  Afgeronde HBO- of WO-opleiding

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze werkervaringsplek, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl.
Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Dennis Kuis, telefoonnummer 06-53945738

 

“Daar zul je wel moeilijk werk in vinden of niet? Want zoveel archieven zullen er niet zijn toch? Een paar in Nederland?”

Dit kreeg ik enkele maanden geleden te horen toen ik vertelde dat ik geïnteresseerd ben in archieven en archiveren. Deze persoon had klaarblijkelijk geen idee wat een archief precies is, en al helemaal niet wat je ermee zou kunnen. Diegene had er dus ook nog nooit over nagedacht wat er gebeurt of zou moeten gebeuren met alle data die er is en nog steeds, tegenwoordig in exponentieel groeiende mate, wordt aangemaakt.

Archiefonderzoek tijdens studie

Tijdens mijn studies heb ik veel archiefonderzoek gedaan. Het zoeken naar en het doorspitten van archieven en documenten om vervolgens met de gevonden gegevens een deel van de geschiedenis te reconstrueren was een mooie uitdaging. Ik voelde mij een detective in de geschiedenis. Vanuit de daaruit ontstane interesse voor archieven ben ik op verschillende plekken als vrijwillige archivaris aan de slag gegaan om al-doende-leert-men meer inzicht te krijgen in het verzamelen, sorteren, ordenen, bewaren en vernietigen van gegevens en documenten. Ik moest me soms door bergen papieren en rijen aan gevulde mappen heen worstelen en met pijn in mijn hart stapels van deze documenten vernietigen. Toch waren de relatief kleine (delen van) archieven altijd nog behapbaar en had ik aan het einde van het proces een gestructureerde inventaris – het toppunt van voldoening als je het mij vraagt.

Big Data

Bij papieren archieven met een veel grotere omvang of met veel (privacy) gevoelige informatie wordt het al snel wat minder eenvoudig of in ieder geval tijdrovender om tot een ordelijk, inzichtelijk geheel documenten te komen. Toch is wat in het verleden aan fysieke documenten is aangemaakt niet te vergelijken met de hoeveelheid data(bases) die vandaag de dag wordt geproduceerd. Zeker met de komst van het internet is deze hoeveelheid en de groei hiervan ongekend. Deze zogenaamde Big Data plaatst ons als samenleving voor een aantal belangrijke maar vaak ook ingewikkelde vragen. Wat moeten en willen hiervan bewaren? Op welke manier kunnen we dit duurzaam realiseren? Wat kunnen we met deze gegevens?

Potentie onbenutte data

In deze laatste vraag zit veel (onbenutte) potentie. Grote databases en dienstverlenende (Big) Data met gegevens spreken vaak niet voor zichzelf. Met onderzoek en analyse zijn echter interessante inzichten te verkrijgen, zeker wanneer gegevens van verschillende databases met elkaar gecombineerd worden. Ook voor gemeenten is hier veel winst te behalen. Ook het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeente (KING) stelt dit: Beschikbare data en technologische mogelijkheden biedt organisaties kansen om veel gerichter en pro-actiever te werken en kennis en ervaringen van klanten en inwoners intensief te benutten[1]. Een mooi voorbeeld is de gemeente Amsterdam die gegevens over typen overlast per gebied in kaart kan brengen.

[1] KING, (Big) Data Gedreven Gemeente. Rol en positie van gemeenten in een samenleving van Big en Open Data (maart 2015); https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/KING-Big-Data%20Gedreven-Gemeente%20-v1.pdf.

Rachel Westerveld, Trainee Informatie Manager bij de gemeente Lingewaard

Eén van de uitdagingen als Informatiespecialist is zorg te dragen voor een ordentelijk projectarchief binnen ons Document Management Systeem. Op dit moment bestaat het projectarchief uit zo’n 25.000 documenten. Hier komen per maand gemiddeld 250 documenten bij. Deze documenten zijn opgeslagen door ongeveer 25 verschillende personen en komen in een verzamelmap ‘documenten niet in dossier’ terecht. Aan mij de taak om ze in een dossier te plaatsen.

Thomas van Aquino; ordenen, onderscheiden en indelen

“Een bekende quote van Thomas van Aquino luidt: ‘het ambt van de wijze is ordenen’. Zijn kernspreuk luidde ‘ordenen,  onderscheiden, indelen’. Hierin lag de betekenis van zijn werk. Je zou kunnen zeggen dat een informatiespecialist dus een soort Thomas van Aquino op een project is (knipoog!).  Een ordentelijk projectarchief is echter afhankelijk van méér dan simpelweg het ordenen, onderscheiden en indelen van documenten”

Als informatiespecialist heb je verschillende functies:

1. Cheerleader

Zonder documenten van de medewerkers heb je geen projectarchief. Als informatiespecialist ben je een cheerleader ten behoeve van het DMS: je juicht het gebruik van het DMS toe en benadrukt het nut en de noodzaak van het DMS. Je stimuleert de medewerkers om daadwerkelijk iets op te slaan. De eerste stap is gezet.

2.Docent

Als je de medewerkers overtuigd hebt, is het tijd voor de tweede stap: training geven. Je legt medewerkers uit hoe het DMS werkt en geeft ze tips & tricks zodat het werken met het DMS zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt en zo min mogelijk tijd kost. Ook leg je uit welke metadata moet worden ingevuld en hoe de metadata ingevuld moet worden. Als medewerkers vragen hebben, ben je altijd bereid te helpen.

3. Architect

In overleg met de projectmedewerkers ontwerp een logische mappenstructuur die procesgericht is.

Je zorgt ervoor dat het aantal lagen in de mappen beperkt is, er geen wildgroei aan mappen ontstaat en dat het duidelijk is welke documenten in welke mappen horen. De mappenstructuur is de fundering van een ordentelijk projectarchief.

4. Auditor

Ook toets je of de nieuw opgeslagen documenten de juiste metadata bevatten. Als je merkt dat een medewerker stelselmatig de metadata niet of niet juist invult, ga je het gesprek aan en probeer je erachter te komen waarom dit het geval is. Dit doe je in je rol van cheerleader en docent. Je bent immers een werknemer van YPublic, niet van de KGB.

5. Schoonmaker

Voor je laatste rol komt het hebben van opruimwoede goed van pas. Je bevindt je namelijk zelden in de luxe positie om bij het begin van een project al betrokken te zijn geweest. Je hebt meestal te maken met een bepaalde erfenis. Het is soms heerlijk om hier (natuurlijk in overleg met de medewerkers) met je digitale bezem doorheen te gaan en opnieuw ordening aan te brengen.

Het werk van een informatiespecialist om te zorgen voor een ordentelijk projectarchief kent dus verschillende rollen die allemaal belangrijk zijn. Je bent niet de hele dag bezig met het ‘simpelweg plaatsen van documenten’; informatiemanagement is veel meer dan dat. Informatiemanagement is ook stimuleren, doceren, bouwen, toetsen en opruimen.

Saga Schrauwen, Trainee Informatie Manager YPublic

Informatie Manager als Kameleon

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.