blog

Blog

Loading
loading..

Privacywetgeving binnen lokale overheden

2017-11-16 14:10:06 ypublic

 

Vrijwel maandelijks worden we opgeschrikt door berichtgeving dat criminelen op grootschalige wijze persoonsgegevens van organisaties kunnen buitmaken. Data diefstal veroorzaakt doordat de beveiliging niet op orde is. Zo was begin september in het nieuws dat criminele hackers toegang hadden gekregen tot 143 miljoen persoonsgegevens van klanten van het kredietbureau Equifax. Volgens het Amerikaans Britse Wired heeft deze recente hack kunnen plaatsvinden door een kwetsbaarheid in een webapplicatie. Hoewel deze lek al in maart gedicht is, heeft Equifax hun software niet tijdig geüpdatet waardoor criminele op grote schaal toegang hadden tot Burgerservicenummers en andere persoonsgegevens.

In overheidsland zijn dergelijke privacy-schandalen niet ongewoon. Zomer 2017 kwam naar buiten dat privé-gegevens van kinderen met problemen door een menselijke fout inzichtelijk waren voor alle ambtenaren van de gemeente Purmerend. Als blunderende gemeente staat Purmerend hier helaas niet alleen in.

In een samenleving waarin data als het nieuwe goud wordt gezien en organisaties steeds vaker te maken hebben met datalekken, dienen persoonsgegevens beter beschermd te worden. Onder andere door gemeenten. Zij verzamelen en gebruiken veel persoonsgegevens, waaronder die van de meest kwetsbare groepen uit onze samenleving. De verzameling van veel persoonsgegevens vormt een interessant doelwit voor criminelen.

De Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Momenteel geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regels ter bescherming van de privacy van burgers. Vanaf het moment dat deze wet in werking trad, aan begin van deze eeuw, is onze huidige samenleving drastisch veranderd. Vooral op technologisch gebied. De Wbp en de Europese richtlijnen uit 1995 waaruit deze wet voortvloeide, voldoen simpelweg niet meer aan onze hedendaagse privacy behoefte. Vandaar dat deze wet wordt vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is in 2016 al in werking getreden. Vanaf 25 mei 2018 is deze definitief van toepassing.

Door de AVG krijgen inwoners en bedrijven meer rechten en zwaardere bescherming op privacy gebied. Voor veel organisaties zijn de grootste veranderingen onder de AVG: het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG); het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en hoge boetes indien de AVG niet wordt nageleefd.

 Gemeenten en de AVG

Voor gemeenten betekent de komst van de AVG meer plichten en verantwoordelijkheden in vergelijking met de Wbp. Zo waren gemeenten al verplicht onder de Wbp om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken en alleen te gebruiken voor de daarvoor bestemde doeleinde. Het lijkt erop of de meest ingrijpende verandering voor gemeenten niet alleen ligt het waarborgen van privacy, maar ook hoe om te gaan met de veranderende rol van de burger.

Onder de AVG krijgen burgers een actievere rol. Zo krijgen zij inzage- en correctierecht waardoor burgers beter kunnen controleren hoe en door wie hun persoonsgegevens verwerkt worden. Concreet betekent dit dat burgers steeds meer als toezichthouders gaan fungeren. Als gemeente is dit een goede gelegenheid om burgers bewustwording bij te brengen over privacy.

De komst van de AVG kan dienen om de burger actief te informeren over de verwerking van persoonsgegevens op transparante wijze. Tegelijkertijd kunnen gemeentes het goede voorbeeld geven en inwoners en organisaties attenderen op de risico’s van (online) privacy. Zo kan een datalek verregaande consequenties hebben zoals identiteitsfraude, afpersing en dienen als een middel waardoor mensen persoonlijk doelwit worden voor criminelen. Uiteindelijk dragen burgers zelf de verplichting zorgvuldig met hun gegevens om te gaan, maar extra bewustwording over dit onderwerp kan natuurlijk nooit kwaad.

Lara Alias Trainee Informatie Manager bij de gemeente Baarn

Posted in: Blog Read more... 0 comments

Koffie-mokken als ouderwetse teambuilding

2017-10-23 15:10:51 ypublic

 

‘Even mopperen, mannen!’

Koffie-mokken als ouderwetse teambuilding

 

Kwart voor tien ’s morgens horen de dokwerkers een geliefde kreet over de kade galmen:‘Even een kwartiertje mopperen, mannen!’. Elke dag, vaste prik. Iedereen legt het werk even neer om zich naar zijn vaste plekje in de kantine te haasten voor een warm bakkie troost. De koffie houdt ze warm, maar het gemopper geeft hen troost. Want gemopper mag dan een alom negatieve bijklank hebben, de handeling van het mopperen laat zelden een bittere nasmaak achter.

 Eén kwartiertje

Het mopperkwartiertje is te vergelijken met het speelkwartier op de basisschool: even stoom afblazen en weer harmonieus verder. Zoals schoolkinderen ravotten met tikkertje, leven de havenwerkers zich uit in een spraakwoordelijk robbertje vechten om in klare taal onderlinge ergernissen weg te nemen. Met als gevolg een gekrakeel van gelach, bijtende spot, harde humor, serieuze gesprekken, brommende stemmen en schuine opmerkingen. Een kwartiertje maar, langer niet.       

Een andere fluit

De overstap naar de overheid was een flinke cultuurshock. Dat havenwerkers uit ander hout zijn gesneden dan ambtenaren – to put it mildly – kon ik op mijn klompen aanvoelen, maar ik had nooit verwacht dat het contrast zelfs tot in de nerven van de koffietafel was doorgedrongen. Met volle verbazing zag ik mijn afdelingsgenoten met de grootste onregelmatigheid van en naar de koffieautomaat lopen. Soms kwamen zij snel terug, soms bleven zij langer weg. Slechts sporadisch gingen zij gezamenlijk. Vertwijfeld zag ik e-mails binnendruppelen die mij kortaf verzochten: ‘koffie doen?’. Terstond miste ik de geliefde kreet die langs kades en loodsen klonk.‘Maar goed’, denk ik dan, ‘niet zo pruttelen: in elke fabriek klinkt een andere fluit’.

 Individualistische frequentie

Toch kan ik mij nog dagelijks verwonderen over de frequentie van de ambtenarenfluit: die klinkt mij nogal individualistisch in de oren. Die individualiteit heeft sinds de introductie van het ‘Nieuwe Werken’ in de kantooromgeving rap om zich heen gegrepen. Vanuit managementoogpunt is dat prachtig: kostenbesparend, hip en technisch up-to-date. Wie is er immers tegen het streven naar een efficiëntere bedrijfsvoering met de nadruk op zelfstandigheid, zelfredzaamheid en een dynamische werkomgeving? Hoe retorisch deze vraag ook is, juist vanuit de informatiemanagers zou het tegendraadse antwoord ‘wij!’ moeten komen. Misschien uit onverwachte hoek, aangezien zij bij uitstek de digitechnische mogelijkheden van het tijd- en plaats onafhankelijk werken kunnen verzilveren. Maar onder het motto ‘als je er niet bent, wordt je haar niet gewassen’ zou ik willen zeggen dat het bij uitstek voor de informatiemanager van het grootste belang is zo vaak mogelijk fysiek aanwezig te zijn en als aanspreekpunt voor alle gelederen van de organisatie te fungeren. 

De Negenvlaks-verbinding

Want wat zijn de afzonderlijke vlakken in Rik Maes’ befaamde Negenvlaksmodel waard als de verbindingen ertussen niet gemaakt worden? Volgens Maes moet informatiemanagement absoluut niet als losstaande discipline worden gezien, maar het vakgebied valt en staat het met het aanleggen van verbindingswegen tussen verschillende disciplines en organisatieonderdelen. Niet voor niets definieert Maes informatiemanagement als “het gebalanceerd managen van de centrale componenten van de kaart met inbegrip van hun onderlinge en externe relaties”.[1] Laten wij onszelf vooral niet verliezen in getheoretiseer over modellen, processen en papieren tijgers. Bedenk telkens dat er achter elk vlakje in Maes’ model teams van werknemers schuilgaan die lang niet altijd goed met elkaar communiceren. Zelfs op de kleinste afdelinkjes zit ieder op zijn eigen eilandje en worden irritaties en ergernissen niet gedeeld. 

‘Koffie-mokken’

En dat terwijl alle mogelijkheden tot onderling contact formeel zijn geboden, zelfs opgedrongen: verschillende disciplines zitten flex door elkaar heen in één grote, open ruimte. ‘Check’, denkt de manager. Maar zijn we dan blind voor de gevolgen die de zogenaamde ‘flexplek’ teweegbrengt? Irritaties worden niet uitgesproken en problemen nauwelijks opgelost omdat de saamhorigheid ontbreekt. Kan er niet met elkaar gemopperd worden, dan doen we dat over elkaar. Hier ligt een schone taak voor informatiemanagers. Verbind de vlakken niet alleen vakinhoudelijk op je beeldscherm, maar ga ‘koffie-mokken’ met je collega’s. Haal je afdeling uit de individualiteit. Trommel je team op voor een kwartiertje mopperen en zie hoe inmiddels sleets geraakte termen als ‘samenwerken’, ‘multidisciplinariteit’ en ‘communicatie’ nieuwe glans krijgen. Mopper met elkaar en niet over elkaar. Zorg dat jullie ‘mopperkwartiertje’ gezien wordt door de andere afdelingen zodat de organisatie jullie als één team gaan zien. Gemopper? Welnee! Dát is teambuilding door te koffie-mokken.

door Tony Keevel, Trainee Informatie Manager bij Veiligheidsregio Noord Holland Noord 

 


[1] R. Maes, ‘Informatiemanagement in kaart gebracht’, Bestuurlijke Informatievoorziening (november 2003) 521-527, aldaar 523.

Posted in: Blog Read more... 0 comments

Dienstverlenende (Big) Data

2016-10-24 10:37:17 ypublic

“Daar zul je wel moeilijk werk in vinden of niet? Want zoveel archieven zullen er niet zijn toch? Een paar in Nederland?”

Dit kreeg ik enkele maanden geleden te horen toen ik vertelde dat ik geïnteresseerd ben in archieven en archiveren. Deze persoon had klaarblijkelijk geen idee wat een archief precies is, en al helemaal niet wat je ermee zou kunnen. Diegene had er dus ook nog nooit over nagedacht wat er gebeurt of zou moeten gebeuren met alle data die er is en nog steeds, tegenwoordig in exponentieel groeiende mate, wordt aangemaakt.

Archiefonderzoek tijdens studie

Tijdens mijn studies heb ik veel archiefonderzoek gedaan. Het zoeken naar en het doorspitten van archieven en documenten om vervolgens met de gevonden gegevens een deel van de geschiedenis te reconstrueren was een mooie uitdaging. Ik voelde mij een detective in de geschiedenis. Vanuit de daaruit ontstane interesse voor archieven ben ik op verschillende plekken als vrijwillige archivaris aan de slag gegaan om al-doende-leert-men meer inzicht te krijgen in het verzamelen, sorteren, ordenen, bewaren en vernietigen van gegevens en documenten. Ik moest me soms door bergen papieren en rijen aan gevulde mappen heen worstelen en met pijn in mijn hart stapels van deze documenten vernietigen. Toch waren de relatief kleine (delen van) archieven altijd nog behapbaar en had ik aan het einde van het proces een gestructureerde inventaris – het toppunt van voldoening als je het mij vraagt.

Big Data

Bij papieren archieven met een veel grotere omvang of met veel (privacy) gevoelige informatie wordt het al snel wat minder eenvoudig of in ieder geval tijdrovender om tot een ordelijk, inzichtelijk geheel documenten te komen. Toch is wat in het verleden aan fysieke documenten is aangemaakt niet te vergelijken met de hoeveelheid data(bases) die vandaag de dag wordt geproduceerd. Zeker met de komst van het internet is deze hoeveelheid en de groei hiervan ongekend. Deze zogenaamde Big Data plaatst ons als samenleving voor een aantal belangrijke maar vaak ook ingewikkelde vragen. Wat moeten en willen hiervan bewaren? Op welke manier kunnen we dit duurzaam realiseren? Wat kunnen we met deze gegevens?

Potentie onbenutte data

In deze laatste vraag zit veel (onbenutte) potentie. Grote databases en dienstverlenende (Big) Data met gegevens spreken vaak niet voor zichzelf. Met onderzoek en analyse zijn echter interessante inzichten te verkrijgen, zeker wanneer gegevens van verschillende databases met elkaar gecombineerd worden. Ook voor gemeenten is hier veel winst te behalen. Ook het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeente (KING) stelt dit: Beschikbare data en technologische mogelijkheden biedt organisaties kansen om veel gerichter en pro-actiever te werken en kennis en ervaringen van klanten en inwoners intensief te benutten[1]. Een mooi voorbeeld is de gemeente Amsterdam die gegevens over typen overlast per gebied in kaart kan brengen.

[1] KING, (Big) Data Gedreven Gemeente. Rol en positie van gemeenten in een samenleving van Big en Open Data (maart 2015); https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/KING-Big-Data%20Gedreven-Gemeente%20-v1.pdf.

Rachel Westerveld, Trainee Informatie Manager bij de gemeente Lingewaard

Posted in: BlogTagged in: ArchievenBig DataTrainee Informatie Manager Read more... 0 comments

Cheerleader of schoonmaker..??

2016-10-17 12:35:31 ypublic

Eén van de uitdagingen als Informatiespecialist is zorg te dragen voor een ordentelijk projectarchief binnen ons Document Management Systeem. Op dit moment bestaat het projectarchief uit zo’n 25.000 documenten. Hier komen per maand gemiddeld 250 documenten bij. Deze documenten zijn opgeslagen door ongeveer 25 verschillende personen en komen in een verzamelmap ‘documenten niet in dossier’ terecht. Aan mij de taak om ze in een dossier te plaatsen.

Thomas van Aquino; ordenen, onderscheiden en indelen

“Een bekende quote van Thomas van Aquino luidt: ‘het ambt van de wijze is ordenen’. Zijn kernspreuk luidde ‘ordenen,  onderscheiden, indelen’. Hierin lag de betekenis van zijn werk. Je zou kunnen zeggen dat een informatiespecialist dus een soort Thomas van Aquino op een project is (knipoog!).  Een ordentelijk projectarchief is echter afhankelijk van méér dan simpelweg het ordenen, onderscheiden en indelen van documenten”

Als informatiespecialist heb je verschillende functies:

1. Cheerleader

Zonder documenten van de medewerkers heb je geen projectarchief. Als informatiespecialist ben je een cheerleader ten behoeve van het DMS: je juicht het gebruik van het DMS toe en benadrukt het nut en de noodzaak van het DMS. Je stimuleert de medewerkers om daadwerkelijk iets op te slaan. De eerste stap is gezet.

2.Docent

Als je de medewerkers overtuigd hebt, is het tijd voor de tweede stap: training geven. Je legt medewerkers uit hoe het DMS werkt en geeft ze tips & tricks zodat het werken met het DMS zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt en zo min mogelijk tijd kost. Ook leg je uit welke metadata moet worden ingevuld en hoe de metadata ingevuld moet worden. Als medewerkers vragen hebben, ben je altijd bereid te helpen.

3. Architect

In overleg met de projectmedewerkers ontwerp een logische mappenstructuur die procesgericht is.

Je zorgt ervoor dat het aantal lagen in de mappen beperkt is, er geen wildgroei aan mappen ontstaat en dat het duidelijk is welke documenten in welke mappen horen. De mappenstructuur is de fundering van een ordentelijk projectarchief.

4. Auditor

Ook toets je of de nieuw opgeslagen documenten de juiste metadata bevatten. Als je merkt dat een medewerker stelselmatig de metadata niet of niet juist invult, ga je het gesprek aan en probeer je erachter te komen waarom dit het geval is. Dit doe je in je rol van cheerleader en docent. Je bent immers een werknemer van YPublic, niet van de KGB.

5. Schoonmaker

Voor je laatste rol komt het hebben van opruimwoede goed van pas. Je bevindt je namelijk zelden in de luxe positie om bij het begin van een project al betrokken te zijn geweest. Je hebt meestal te maken met een bepaalde erfenis. Het is soms heerlijk om hier (natuurlijk in overleg met de medewerkers) met je digitale bezem doorheen te gaan en opnieuw ordening aan te brengen.

Het werk van een informatiespecialist om te zorgen voor een ordentelijk projectarchief kent dus verschillende rollen die allemaal belangrijk zijn. Je bent niet de hele dag bezig met het ‘simpelweg plaatsen van documenten’; informatiemanagement is veel meer dan dat. Informatiemanagement is ook stimuleren, doceren, bouwen, toetsen en opruimen.

Saga Schrauwen, Trainee Informatie Manager YPublic

Posted in: Blog Read more... 0 comments

De Informatie Manager als Kameleon

2016-09-30 13:19:23 ypublic

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Posted in: BlogTagged in: DIVinformatiemanagementTrainee Informatie ManagertraineeshipVerandermanagementInformatie Manager als Kameleon Read more... 0 comments

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.