Blog Archieven - YPublic

Category Archives: Blog

Loading
loading..

 

Vrijwel maandelijks worden we opgeschrikt door berichtgeving dat criminelen op grootschalige wijze persoonsgegevens van organisaties kunnen buitmaken. Data diefstal veroorzaakt doordat de beveiliging niet op orde is. Zo was begin september in het nieuws dat criminele hackers toegang hadden gekregen tot 143 miljoen persoonsgegevens van klanten van het kredietbureau Equifax. Volgens het Amerikaans Britse Wired heeft deze recente hack kunnen plaatsvinden door een kwetsbaarheid in een webapplicatie. Hoewel deze lek al in maart gedicht is, heeft Equifax hun software niet tijdig geüpdatet waardoor criminele op grote schaal toegang hadden tot Burgerservicenummers en andere persoonsgegevens.

In overheidsland zijn dergelijke privacy-schandalen niet ongewoon. Zomer 2017 kwam naar buiten dat privé-gegevens van kinderen met problemen door een menselijke fout inzichtelijk waren voor alle ambtenaren van de gemeente Purmerend. Als blunderende gemeente staat Purmerend hier helaas niet alleen in.

In een samenleving waarin data als het nieuwe goud wordt gezien en organisaties steeds vaker te maken hebben met datalekken, dienen persoonsgegevens beter beschermd te worden. Onder andere door gemeenten. Zij verzamelen en gebruiken veel persoonsgegevens, waaronder die van de meest kwetsbare groepen uit onze samenleving. De verzameling van veel persoonsgegevens vormt een interessant doelwit voor criminelen.

De Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Momenteel geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regels ter bescherming van de privacy van burgers. Vanaf het moment dat deze wet in werking trad, aan begin van deze eeuw, is onze huidige samenleving drastisch veranderd. Vooral op technologisch gebied. De Wbp en de Europese richtlijnen uit 1995 waaruit deze wet voortvloeide, voldoen simpelweg niet meer aan onze hedendaagse privacy behoefte. Vandaar dat deze wet wordt vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is in 2016 al in werking getreden. Vanaf 25 mei 2018 is deze definitief van toepassing.

Door de AVG krijgen inwoners en bedrijven meer rechten en zwaardere bescherming op privacy gebied. Voor veel organisaties zijn de grootste veranderingen onder de AVG: het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG); het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en hoge boetes indien de AVG niet wordt nageleefd.

 Gemeenten en de AVG

Voor gemeenten betekent de komst van de AVG meer plichten en verantwoordelijkheden in vergelijking met de Wbp. Zo waren gemeenten al verplicht onder de Wbp om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken en alleen te gebruiken voor de daarvoor bestemde doeleinde. Het lijkt erop of de meest ingrijpende verandering voor gemeenten niet alleen ligt het waarborgen van privacy, maar ook hoe om te gaan met de veranderende rol van de burger.

Onder de AVG krijgen burgers een actievere rol. Zo krijgen zij inzage- en correctierecht waardoor burgers beter kunnen controleren hoe en door wie hun persoonsgegevens verwerkt worden. Concreet betekent dit dat burgers steeds meer als toezichthouders gaan fungeren. Als gemeente is dit een goede gelegenheid om burgers bewustwording bij te brengen over privacy.

De komst van de AVG kan dienen om de burger actief te informeren over de verwerking van persoonsgegevens op transparante wijze. Tegelijkertijd kunnen gemeentes het goede voorbeeld geven en inwoners en organisaties attenderen op de risico’s van (online) privacy. Zo kan een datalek verregaande consequenties hebben zoals identiteitsfraude, afpersing en dienen als een middel waardoor mensen persoonlijk doelwit worden voor criminelen. Uiteindelijk dragen burgers zelf de verplichting zorgvuldig met hun gegevens om te gaan, maar extra bewustwording over dit onderwerp kan natuurlijk nooit kwaad.

Lara Alias Trainee Informatie Manager bij de gemeente Baarn

 

‘Even mopperen, mannen!’

Koffie-mokken als ouderwetse teambuilding

 

Kwart voor tien ’s morgens horen de dokwerkers een geliefde kreet over de kade galmen:‘Even een kwartiertje mopperen, mannen!’. Elke dag, vaste prik. Iedereen legt het werk even neer om zich naar zijn vaste plekje in de kantine te haasten voor een warm bakkie troost. De koffie houdt ze warm, maar het gemopper geeft hen troost. Want gemopper mag dan een alom negatieve bijklank hebben, de handeling van het mopperen laat zelden een bittere nasmaak achter.

 Eén kwartiertje

Het mopperkwartiertje is te vergelijken met het speelkwartier op de basisschool: even stoom afblazen en weer harmonieus verder. Zoals schoolkinderen ravotten met tikkertje, leven de havenwerkers zich uit in een spraakwoordelijk robbertje vechten om in klare taal onderlinge ergernissen weg te nemen. Met als gevolg een gekrakeel van gelach, bijtende spot, harde humor, serieuze gesprekken, brommende stemmen en schuine opmerkingen. Een kwartiertje maar, langer niet.       

Een andere fluit

De overstap naar de overheid was een flinke cultuurshock. Dat havenwerkers uit ander hout zijn gesneden dan ambtenaren – to put it mildly – kon ik op mijn klompen aanvoelen, maar ik had nooit verwacht dat het contrast zelfs tot in de nerven van de koffietafel was doorgedrongen. Met volle verbazing zag ik mijn afdelingsgenoten met de grootste onregelmatigheid van en naar de koffieautomaat lopen. Soms kwamen zij snel terug, soms bleven zij langer weg. Slechts sporadisch gingen zij gezamenlijk. Vertwijfeld zag ik e-mails binnendruppelen die mij kortaf verzochten: ‘koffie doen?’. Terstond miste ik de geliefde kreet die langs kades en loodsen klonk.‘Maar goed’, denk ik dan, ‘niet zo pruttelen: in elke fabriek klinkt een andere fluit’.

 Individualistische frequentie

Toch kan ik mij nog dagelijks verwonderen over de frequentie van de ambtenarenfluit: die klinkt mij nogal individualistisch in de oren. Die individualiteit heeft sinds de introductie van het ‘Nieuwe Werken’ in de kantooromgeving rap om zich heen gegrepen. Vanuit managementoogpunt is dat prachtig: kostenbesparend, hip en technisch up-to-date. Wie is er immers tegen het streven naar een efficiëntere bedrijfsvoering met de nadruk op zelfstandigheid, zelfredzaamheid en een dynamische werkomgeving? Hoe retorisch deze vraag ook is, juist vanuit de informatiemanagers zou het tegendraadse antwoord ‘wij!’ moeten komen. Misschien uit onverwachte hoek, aangezien zij bij uitstek de digitechnische mogelijkheden van het tijd- en plaats onafhankelijk werken kunnen verzilveren. Maar onder het motto ‘als je er niet bent, wordt je haar niet gewassen’ zou ik willen zeggen dat het bij uitstek voor de informatiemanager van het grootste belang is zo vaak mogelijk fysiek aanwezig te zijn en als aanspreekpunt voor alle gelederen van de organisatie te fungeren. 

De Negenvlaks-verbinding

Want wat zijn de afzonderlijke vlakken in Rik Maes’ befaamde Negenvlaksmodel waard als de verbindingen ertussen niet gemaakt worden? Volgens Maes moet informatiemanagement absoluut niet als losstaande discipline worden gezien, maar het vakgebied valt en staat het met het aanleggen van verbindingswegen tussen verschillende disciplines en organisatieonderdelen. Niet voor niets definieert Maes informatiemanagement als “het gebalanceerd managen van de centrale componenten van de kaart met inbegrip van hun onderlinge en externe relaties”.[1] Laten wij onszelf vooral niet verliezen in getheoretiseer over modellen, processen en papieren tijgers. Bedenk telkens dat er achter elk vlakje in Maes’ model teams van werknemers schuilgaan die lang niet altijd goed met elkaar communiceren. Zelfs op de kleinste afdelinkjes zit ieder op zijn eigen eilandje en worden irritaties en ergernissen niet gedeeld. 

‘Koffie-mokken’

En dat terwijl alle mogelijkheden tot onderling contact formeel zijn geboden, zelfs opgedrongen: verschillende disciplines zitten flex door elkaar heen in één grote, open ruimte. ‘Check’, denkt de manager. Maar zijn we dan blind voor de gevolgen die de zogenaamde ‘flexplek’ teweegbrengt? Irritaties worden niet uitgesproken en problemen nauwelijks opgelost omdat de saamhorigheid ontbreekt. Kan er niet met elkaar gemopperd worden, dan doen we dat over elkaar. Hier ligt een schone taak voor informatiemanagers. Verbind de vlakken niet alleen vakinhoudelijk op je beeldscherm, maar ga ‘koffie-mokken’ met je collega’s. Haal je afdeling uit de individualiteit. Trommel je team op voor een kwartiertje mopperen en zie hoe inmiddels sleets geraakte termen als ‘samenwerken’, ‘multidisciplinariteit’ en ‘communicatie’ nieuwe glans krijgen. Mopper met elkaar en niet over elkaar. Zorg dat jullie ‘mopperkwartiertje’ gezien wordt door de andere afdelingen zodat de organisatie jullie als één team gaan zien. Gemopper? Welnee! Dát is teambuilding door te koffie-mokken.

door Tony Keevel, Trainee Informatie Manager bij Veiligheidsregio Noord Holland Noord 

 


[1] R. Maes, ‘Informatiemanagement in kaart gebracht’, Bestuurlijke Informatievoorziening (november 2003) 521-527, aldaar 523.

“Daar zul je wel moeilijk werk in vinden of niet? Want zoveel archieven zullen er niet zijn toch? Een paar in Nederland?”

Dit kreeg ik enkele maanden geleden te horen toen ik vertelde dat ik geïnteresseerd ben in archieven en archiveren. Deze persoon had klaarblijkelijk geen idee wat een archief precies is, en al helemaal niet wat je ermee zou kunnen. Diegene had er dus ook nog nooit over nagedacht wat er gebeurt of zou moeten gebeuren met alle data die er is en nog steeds, tegenwoordig in exponentieel groeiende mate, wordt aangemaakt.

Archiefonderzoek tijdens studie

Tijdens mijn studies heb ik veel archiefonderzoek gedaan. Het zoeken naar en het doorspitten van archieven en documenten om vervolgens met de gevonden gegevens een deel van de geschiedenis te reconstrueren was een mooie uitdaging. Ik voelde mij een detective in de geschiedenis. Vanuit de daaruit ontstane interesse voor archieven ben ik op verschillende plekken als vrijwillige archivaris aan de slag gegaan om al-doende-leert-men meer inzicht te krijgen in het verzamelen, sorteren, ordenen, bewaren en vernietigen van gegevens en documenten. Ik moest me soms door bergen papieren en rijen aan gevulde mappen heen worstelen en met pijn in mijn hart stapels van deze documenten vernietigen. Toch waren de relatief kleine (delen van) archieven altijd nog behapbaar en had ik aan het einde van het proces een gestructureerde inventaris – het toppunt van voldoening als je het mij vraagt.

Big Data

Bij papieren archieven met een veel grotere omvang of met veel (privacy) gevoelige informatie wordt het al snel wat minder eenvoudig of in ieder geval tijdrovender om tot een ordelijk, inzichtelijk geheel documenten te komen. Toch is wat in het verleden aan fysieke documenten is aangemaakt niet te vergelijken met de hoeveelheid data(bases) die vandaag de dag wordt geproduceerd. Zeker met de komst van het internet is deze hoeveelheid en de groei hiervan ongekend. Deze zogenaamde Big Data plaatst ons als samenleving voor een aantal belangrijke maar vaak ook ingewikkelde vragen. Wat moeten en willen hiervan bewaren? Op welke manier kunnen we dit duurzaam realiseren? Wat kunnen we met deze gegevens?

Potentie onbenutte data

In deze laatste vraag zit veel (onbenutte) potentie. Grote databases en dienstverlenende (Big) Data met gegevens spreken vaak niet voor zichzelf. Met onderzoek en analyse zijn echter interessante inzichten te verkrijgen, zeker wanneer gegevens van verschillende databases met elkaar gecombineerd worden. Ook voor gemeenten is hier veel winst te behalen. Ook het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeente (KING) stelt dit: Beschikbare data en technologische mogelijkheden biedt organisaties kansen om veel gerichter en pro-actiever te werken en kennis en ervaringen van klanten en inwoners intensief te benutten[1]. Een mooi voorbeeld is de gemeente Amsterdam die gegevens over typen overlast per gebied in kaart kan brengen.

[1] KING, (Big) Data Gedreven Gemeente. Rol en positie van gemeenten in een samenleving van Big en Open Data (maart 2015); https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/KING-Big-Data%20Gedreven-Gemeente%20-v1.pdf.

Rachel Westerveld, Trainee Informatie Manager bij de gemeente Lingewaard

Eén van de uitdagingen als Informatiespecialist is zorg te dragen voor een ordentelijk projectarchief binnen ons Document Management Systeem. Op dit moment bestaat het projectarchief uit zo’n 25.000 documenten. Hier komen per maand gemiddeld 250 documenten bij. Deze documenten zijn opgeslagen door ongeveer 25 verschillende personen en komen in een verzamelmap ‘documenten niet in dossier’ terecht. Aan mij de taak om ze in een dossier te plaatsen.

Thomas van Aquino; ordenen, onderscheiden en indelen

“Een bekende quote van Thomas van Aquino luidt: ‘het ambt van de wijze is ordenen’. Zijn kernspreuk luidde ‘ordenen,  onderscheiden, indelen’. Hierin lag de betekenis van zijn werk. Je zou kunnen zeggen dat een informatiespecialist dus een soort Thomas van Aquino op een project is (knipoog!).  Een ordentelijk projectarchief is echter afhankelijk van méér dan simpelweg het ordenen, onderscheiden en indelen van documenten”

Als informatiespecialist heb je verschillende functies:

1. Cheerleader

Zonder documenten van de medewerkers heb je geen projectarchief. Als informatiespecialist ben je een cheerleader ten behoeve van het DMS: je juicht het gebruik van het DMS toe en benadrukt het nut en de noodzaak van het DMS. Je stimuleert de medewerkers om daadwerkelijk iets op te slaan. De eerste stap is gezet.

2.Docent

Als je de medewerkers overtuigd hebt, is het tijd voor de tweede stap: training geven. Je legt medewerkers uit hoe het DMS werkt en geeft ze tips & tricks zodat het werken met het DMS zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt en zo min mogelijk tijd kost. Ook leg je uit welke metadata moet worden ingevuld en hoe de metadata ingevuld moet worden. Als medewerkers vragen hebben, ben je altijd bereid te helpen.

3. Architect

In overleg met de projectmedewerkers ontwerp een logische mappenstructuur die procesgericht is.

Je zorgt ervoor dat het aantal lagen in de mappen beperkt is, er geen wildgroei aan mappen ontstaat en dat het duidelijk is welke documenten in welke mappen horen. De mappenstructuur is de fundering van een ordentelijk projectarchief.

4. Auditor

Ook toets je of de nieuw opgeslagen documenten de juiste metadata bevatten. Als je merkt dat een medewerker stelselmatig de metadata niet of niet juist invult, ga je het gesprek aan en probeer je erachter te komen waarom dit het geval is. Dit doe je in je rol van cheerleader en docent. Je bent immers een werknemer van YPublic, niet van de KGB.

5. Schoonmaker

Voor je laatste rol komt het hebben van opruimwoede goed van pas. Je bevindt je namelijk zelden in de luxe positie om bij het begin van een project al betrokken te zijn geweest. Je hebt meestal te maken met een bepaalde erfenis. Het is soms heerlijk om hier (natuurlijk in overleg met de medewerkers) met je digitale bezem doorheen te gaan en opnieuw ordening aan te brengen.

Het werk van een informatiespecialist om te zorgen voor een ordentelijk projectarchief kent dus verschillende rollen die allemaal belangrijk zijn. Je bent niet de hele dag bezig met het ‘simpelweg plaatsen van documenten’; informatiemanagement is veel meer dan dat. Informatiemanagement is ook stimuleren, doceren, bouwen, toetsen en opruimen.

Saga Schrauwen, Trainee Informatie Manager YPublic

Informatie Manager als Kameleon

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Het geheel had wat geheimzinnigs. Een collega vroeg mij binnen te komen in zijn werkkamer en de deur dicht te doen. Ik schrok, want als prille documentalist weet je soms niet wat je kunt verwachten. Heb ik het te bont gemaakt met aanmaningen tegenover collega’s die onzorgvuldig omgaan met documenten. Het blijkt om een noodkreet van een andere collega te gaan. Desbetreffende collega geeft aan disproportioneel veel tijd kwijt te zijn met administratieve bezigheden.

Hij is een specialist en wordt geacht vooral met inhoud bezig te zijn. De administratieve handelingen rond het verwerken van documenten te werken in ons DMS (Document Management Systeem) maken hem radeloos. Hij dreigt deadlines mis te lopen vanwege dit probleem.

Digitaal werken als struikelblok

De organisatie waar ik momenteel werk als informatiemanager bevindt zich middenin het ‘informatie regime’. De veranderingen op het gebied van informatie volgen elkaar in rap tempo op. Werknemers zijn nog niet gewend aan een systeem of de volgende applicatie wordt al geïntroduceerd. Systemen krijgen maar weinig kans om het stadium van ‘kinderziektes’ te ontgroeien. Medewerkers haken zelf  nog sneller af dan de systemen. Ze werken zo min mogelijk met het DMS of bedenken allerlei olifantenpaadjes om de vaak tijdrovende handelingen binnen het DMS te ontlopen. De radeloze medewerker heeft te kampen met nare eigenschappen van het DMS. Waar hij vroeger in een handomdraai documenten deelde met externen, is hij nu vaak minstens een kwartier bezig voordat hij de nodige handelingen heeft verricht om een document te delen. Onnodige tijdverspilling zegt de collega die mij aanspreekt terecht.

Twee oplossingsrichtingen

Globaal zijn er twee manieren waarop je met dit probleem om kunt gaan. De collega die mij binnenriep op zijn kamer opperde een ‘uitvoerende’ oplossing. Is het een idee om het gebruik van het DMS te centraliseren? Het kan toch niet de bedoeling zijn dat dure, schaarse specialisten veel tijd bezig zijn met administratieve handelingen? Als één of meerdere ‘documentalisten’ de werkzaamheden op het gebied van het opslaan en terugvinden van documenten zouden uitvoeren, en niet de ‘inhoudelijk specialisten’, dan wordt informatie tenminste echt vakkundig gemanaged en beheerd.

Een tweede oplossingsrichting is de ‘faciliterende’ oplossing. Laten we eens gaan luisteren naar de gefrustreerde collega? Waar loopt hij concreet tegenaan? Weet hij alle opties van het DMS op de juiste waarde in te schatten? Weet hij de instructies te vinden? Volgt hij krampachtig alle regels, of heeft hij zelf ook handige truckjes (olifantenpaadjes) waar andere collega’ s van kunnen leren? Ontdek waar de medewerker onnodig tijd verliest en bedenk oplossingen bij problemen (afbeelding). Leg uit en herhaal; een eenduidige boodschap doet wonderen.

De juiste rol van de informatiemanager

Het woord ‘management’ in ‘informatiemanagement’ staat voor ‘de organisatie van en controle over de structuur, het verwerken en het bezorgen van informatie’. Dit is in het bijzonder de taak van de informatiemanager, maar de vraag is: hoe kom je tot de uitvoering van deze taak? Mijns inziens is informatiemanagement van iedereen! Alle medewerkers spelen een rol in het vangen, managen, opslaan, delen, bewaren en afleveren van informatie. Ook hierbij geldt: je kunt iedere medewerker ‘vissen’ geven, maar je kunt ze beter zelf leren ‘vissen’. Ga voor de faciliterende rol, de gebruiker is koning en de ICT mag niet hinderen. Zet één woord bovenaan je actielijst: gebruikersgemak.

Arco Vuik

Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Informatiemanager

 

Verdiepen in Informatiemanagement

Met YPublic ben in contact gekomen doordat ik na mijn opleiding geschiedenis op zoek was naar wat voor mij de mogelijkheden waren op de arbeidsmarkt. Wanneer je geschiedenis hebt gestudeerd is het namelijk soms even zoeken wat je nu precies kan en wilt gaan doen. Aangezien ik geïnteresseerd was geraakt in Informatiemanagement, wilde ik mij graag verder in het vakgebied verdiepen. Wat mij met name opviel was hoe ontzettend breed het vakgebied Informatiemanagement is. Om een beter beeld te krijgen van wat Informatiemanagement allemaal inhoudt heb ik daarom besloten om bij YPublic de Leergang Informatie Manager te gaan volgen.

Ervaring bij verschillende overheidsorganisaties

Op het moment dat ik aan de Leergang begon had ik inmiddels een baan gevonden bij een grote semi-overheidsorganisatie. Ik heb de Leergang daarom als externe deelnemer gevolgd. De andere leden van de groep waren wel als Trainee in dienst bij YPublic en op verschillende plekken binnen diverse overheidsorganisaties werkzaam. Een belangrijk deel van de Leergang is om veel van elkaar te leren door praktijkervaringen uit te wisselen. Het is daarom erg leuk om te zien dat, hoewel je in heel verschillende organisaties werkt, bepaalde dingen zo herkenbaar kunnen zijn. Aan de andere kant kun je vaak ook juist heel veel leren van de verschillen, doordat de andere leden van de groep in hun dagelijkse praktijk tegen heel andere zaken aanlopen.

Leergang Informatie Manager gericht op de Informatieprofessional

Naast het feit dat je veel kan leren van de ervaringen van de andere groepsleden, en natuurlijk van het delen van je eigen ervaringen met hen, biedt de leergang ook lesmateriaal dat tijdens een aantal trainingsdagen wordt besproken. Dit lesmateriaal is allemaal eenvoudig te lezen en bovendien erg actueel. De trainingsdagen zelf zijn informeel en er hangt altijd een prettige sfeer. De docente van de Leergang is zelf als Informatieprofessional ook dagelijks bezig met Informatiemanagement, en kan daardoor uitstekend de link leggen tussen de theorie die op de trainingsdagen besproken wordt en de praktijk.

Informatiemanagement doorlopend in beweging

Hoewel het vanzelfsprekend tijdens de Leergang niet zal lukken om alle elementen van het vakgebied Informatiemanagent helemaal in detail te bespreken, biedt de Leergang voor zowel de starter in het vakgebied als voor personen met al enige ervaring een goed overzicht. Op dit moment ben ik zelf al enkele maanden in het vakgebied aan het werk en merk dat ik echt wat heb aan de trainingsdagen, doordat ik de kennis die ik op doe tijdens de trainingsdagen vaak ook meteen in kan zetten in de praktijk. Dit komt ook doordat het vakgebied informatie management constant in beweging is. Dat maakt het juist zo interessant!

informatiemanagement

door Paul Graas – Trainee Informatiemanagement bij YPublic

‘Informatiemanagement draait om mensen’, Cliché, maar waar.

Informatiebeheer

Een tijd geleden had ik samen met een paar collega’s van het team Informatiebeheer een afspraak met een aantal medewerkers van de gemeente waar ik werkzaam ben. We waren bezig met een pilotsessie over een digitale verzendprocedure en we wilden weten hoe zij tegen heel het proces aankeken. Terwijl we bezig waren om alle stappen uit te leggen, interrumpeerde één van de aanwezigen ons met de volgende vraag: ‘Dat is allemaal wel mooi, maar wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van zo’n digitale verzendprocedure? Want ik heb het idee dat ik er net zoveel tijd aan kwijt ben als met de papieren verzendprocedure.’ Nogal onvoorbereid, wisten we uiteindelijk uit te leggen dat je met de digitale verzendprocedure tijd kunt besparen en dat het ook erg handig is voor het terugvinden van gearchiveerde brieven.

Weerstand

Achteraf schaamde ik me. Hoe kan het toch dat ik van tevoren niet eens had nagedacht over deze belangrijke vraag: waarom doen we dit eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we dit overtuigend overbrengen naar de medewerkers? Want zij gaan niet blind allerlei nieuwe werkwijzen accepteren. Dus je kunt wel veel mooie plannen hebben, maar als je de medewerkers niet weet te overtuigen van de toegevoegde waarde van je plannen, dan heb je een probleem. De kans is groot dat je plannen uiteindelijk botsen tegen een muur van weerstand en onbegrip. En terecht. Want informatiemanagement draait om de mensen die met informatie moeten omgaan, en niet andersom.

Digitalisering

Vroeger, in de tijden van papieren dossiers, was het nog voldoende om het centrale archief goed in te richten en te beheren. Als medewerker ging je naar de archivaris en die wees je de weg naar het juiste dossier. Oftewel, de archivaris beheerde de informatie en de medewerker kon die informatie raadplegen. Tegenwoordig is de verhouding tussen medewerker en informatie compleet veranderd door de digitalisering van de maatschappij. Informatie is overal te vinden. Je kunt zelfs spreken van een overdosis aan informatie. En het wordt alleen maar erger.

Informatiemanagement gaat om mensen

De kunst van informatiemanagement is om medewerkers te leren effectief om te gaan met informatie. Oftewel, de nadruk ligt niet meer op het beheer van informatie zelf, maar op hoe de medewerker ermee omgaat. Dit klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Soms zijn we binnen ons vakgebied zo druk bezig met het optimaal inrichten van een digitaal archief of met het schoonmaken van netwerkschijven, dat we uit het oog verliezen wie deze middelen gaan gebruiken.

Managen van informatie

Informatiemanagement draait om mensen. Dat wil zeggen dat wij, informatiedeskundigen, ons werk vooral moeten richten op degenen die met informatie(systemen) omgaan. Ons vakgebied is nu eenmaal “gedemocratiseerd”: alle medewerkers binnen de organisatie (en steeds vaker ook externen, zoals burgers en bedrijven) moeten informatie beheren die hiervoor voornamelijk door DIV beheerd werd. Dat is de reden dat het steeds belangrijker wordt voor een informatiedeskundige om zijn werkplek te verlaten, te slenteren door de wandelgangen en in gesprek te gaan met medewerkers. Zo weet je wat er leeft en zet je een eerste stap in het effectief managen van de informatie binnen je organisatie.

Informatiemanagement

 

Schaap met vijf poten binnen Informatiemanagement

Regelmatig ben ik met relaties in gesprek over het ‘schaap met de vijf poten’ binnen Informatiemanagement. Als een opdrachtgever op zoek is naar het schaap met de vijf poten betekend dit dat ze op zoek zijn naar een medewerker die bekend is met het oude (analoge) vakgebied en veel kennis heeft van de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het schaap met de vijf poten bezit de onderscheidende vaardigheden & competenties om helder te communiceren, draagvlak te creëren voor veranderingen en in staat is om projecten te managen.

Het schaap met de vijf poten bestaat wel, maar ze zijn schaars. Als ze bestaan werken ze bij een bureau of zijn in dienst van een organisatie en worden ze gekoesterd.

Als het schaap met de vijf poten niet beschikbaar is, zijn alternatieven prima mogelijk. Het helpt wanneer je goed bedenkt waar de vacature of opdracht behoefte aan heeft; aanwezigheid van vakkennis of vaardigheden & competenties.

Hieronder een vuistregel die toepasbaar is bij het selecteren van de juiste kandidaat.

  • betreft het een korte opdracht dan is vakkennis belangrijk. Er is weinig tijd beschikbaar is om de kandidaat goed in te werken en de vakkennis gedegen eigen te maken, de kandidaat moet gelijk kunnen terugvallen op aanwezige kennis.
  • gaat het over een lange opdracht of het invullen van vaste formatieplekken dan zijn vaardigheden & competenties doorslaggevend. Er is voldoende tijd beschikbaar om de vakkennis aan te leren. Indien de kandidaat al communicatief, organisatiebewust en gedreven is, zal hij/zij een intrinsieke motivatie hebben om de vakkennis snel eigen te maken. Kennis vergaren is mogelijk op allerlei manieren (opleidingen, collega’s of google).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Korte opdracht Langdurige opdracht
Vakkennis Belangrijk en onmisbaar aan te leren
Vaardigheden en competenties minder belangrijk zeer belangrijk

 

Bedenk wel, mocht er wel een schaap met de vijf poten gevonden zijn dan zal dit schaap behoefte hebben aan uitdaging waarin het zowel de vaardigheden & competenties als ook de vakkennis kan toepassen. Is deze uitdaging er niet zal het schaap ook weer snel verdwenen zijn.

Veel succes met het zoeken naar de juiste kandidaat! Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.YPublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Addie van den Hoek | YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.