DIV Archieven - YPublic

Tag Archives: DIV

Loading
loading..
Informatie Manager als Kameleon

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Het geheel had wat geheimzinnigs. Een collega vroeg mij binnen te komen in zijn werkkamer en de deur dicht te doen. Ik schrok, want als prille documentalist weet je soms niet wat je kunt verwachten. Heb ik het te bont gemaakt met aanmaningen tegenover collega’s die onzorgvuldig omgaan met documenten. Het blijkt om een noodkreet van een andere collega te gaan. Desbetreffende collega geeft aan disproportioneel veel tijd kwijt te zijn met administratieve bezigheden.

Hij is een specialist en wordt geacht vooral met inhoud bezig te zijn. De administratieve handelingen rond het verwerken van documenten te werken in ons DMS (Document Management Systeem) maken hem radeloos. Hij dreigt deadlines mis te lopen vanwege dit probleem.

Digitaal werken als struikelblok

De organisatie waar ik momenteel werk als informatiemanager bevindt zich middenin het ‘informatie regime’. De veranderingen op het gebied van informatie volgen elkaar in rap tempo op. Werknemers zijn nog niet gewend aan een systeem of de volgende applicatie wordt al geïntroduceerd. Systemen krijgen maar weinig kans om het stadium van ‘kinderziektes’ te ontgroeien. Medewerkers haken zelf  nog sneller af dan de systemen. Ze werken zo min mogelijk met het DMS of bedenken allerlei olifantenpaadjes om de vaak tijdrovende handelingen binnen het DMS te ontlopen. De radeloze medewerker heeft te kampen met nare eigenschappen van het DMS. Waar hij vroeger in een handomdraai documenten deelde met externen, is hij nu vaak minstens een kwartier bezig voordat hij de nodige handelingen heeft verricht om een document te delen. Onnodige tijdverspilling zegt de collega die mij aanspreekt terecht.

Twee oplossingsrichtingen

Globaal zijn er twee manieren waarop je met dit probleem om kunt gaan. De collega die mij binnenriep op zijn kamer opperde een ‘uitvoerende’ oplossing. Is het een idee om het gebruik van het DMS te centraliseren? Het kan toch niet de bedoeling zijn dat dure, schaarse specialisten veel tijd bezig zijn met administratieve handelingen? Als één of meerdere ‘documentalisten’ de werkzaamheden op het gebied van het opslaan en terugvinden van documenten zouden uitvoeren, en niet de ‘inhoudelijk specialisten’, dan wordt informatie tenminste echt vakkundig gemanaged en beheerd.

Een tweede oplossingsrichting is de ‘faciliterende’ oplossing. Laten we eens gaan luisteren naar de gefrustreerde collega? Waar loopt hij concreet tegenaan? Weet hij alle opties van het DMS op de juiste waarde in te schatten? Weet hij de instructies te vinden? Volgt hij krampachtig alle regels, of heeft hij zelf ook handige truckjes (olifantenpaadjes) waar andere collega’ s van kunnen leren? Ontdek waar de medewerker onnodig tijd verliest en bedenk oplossingen bij problemen (afbeelding). Leg uit en herhaal; een eenduidige boodschap doet wonderen.

De juiste rol van de informatiemanager

Het woord ‘management’ in ‘informatiemanagement’ staat voor ‘de organisatie van en controle over de structuur, het verwerken en het bezorgen van informatie’. Dit is in het bijzonder de taak van de informatiemanager, maar de vraag is: hoe kom je tot de uitvoering van deze taak? Mijns inziens is informatiemanagement van iedereen! Alle medewerkers spelen een rol in het vangen, managen, opslaan, delen, bewaren en afleveren van informatie. Ook hierbij geldt: je kunt iedere medewerker ‘vissen’ geven, maar je kunt ze beter zelf leren ‘vissen’. Ga voor de faciliterende rol, de gebruiker is koning en de ICT mag niet hinderen. Zet één woord bovenaan je actielijst: gebruikersgemak.

Arco Vuik

Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Informatiemanagement

 

Schaap met vijf poten binnen Informatiemanagement

Regelmatig ben ik met relaties in gesprek over het ‘schaap met de vijf poten’ binnen Informatiemanagement. Als een opdrachtgever op zoek is naar het schaap met de vijf poten betekend dit dat ze op zoek zijn naar een medewerker die bekend is met het oude (analoge) vakgebied en veel kennis heeft van de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het schaap met de vijf poten bezit de onderscheidende vaardigheden & competenties om helder te communiceren, draagvlak te creëren voor veranderingen en in staat is om projecten te managen.

Het schaap met de vijf poten bestaat wel, maar ze zijn schaars. Als ze bestaan werken ze bij een bureau of zijn in dienst van een organisatie en worden ze gekoesterd.

Als het schaap met de vijf poten niet beschikbaar is, zijn alternatieven prima mogelijk. Het helpt wanneer je goed bedenkt waar de vacature of opdracht behoefte aan heeft; aanwezigheid van vakkennis of vaardigheden & competenties.

Hieronder een vuistregel die toepasbaar is bij het selecteren van de juiste kandidaat.

  • betreft het een korte opdracht dan is vakkennis belangrijk. Er is weinig tijd beschikbaar is om de kandidaat goed in te werken en de vakkennis gedegen eigen te maken, de kandidaat moet gelijk kunnen terugvallen op aanwezige kennis.
  • gaat het over een lange opdracht of het invullen van vaste formatieplekken dan zijn vaardigheden & competenties doorslaggevend. Er is voldoende tijd beschikbaar om de vakkennis aan te leren. Indien de kandidaat al communicatief, organisatiebewust en gedreven is, zal hij/zij een intrinsieke motivatie hebben om de vakkennis snel eigen te maken. Kennis vergaren is mogelijk op allerlei manieren (opleidingen, collega’s of google).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Korte opdracht Langdurige opdracht
Vakkennis Belangrijk en onmisbaar aan te leren
Vaardigheden en competenties minder belangrijk zeer belangrijk

 

Bedenk wel, mocht er wel een schaap met de vijf poten gevonden zijn dan zal dit schaap behoefte hebben aan uitdaging waarin het zowel de vaardigheden & competenties als ook de vakkennis kan toepassen. Is deze uitdaging er niet zal het schaap ook weer snel verdwenen zijn.

Veel succes met het zoeken naar de juiste kandidaat! Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.YPublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Addie van den Hoek | YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Informatiemanagement


Nieuwe kansen binnen Informatiemanagement

Als recruitmentspecialist binnen Informatiemanagement zijn wij dagelijks in gesprek met talenten en ervaren informatieprofessionals die aangeven vast te zitten in hun huidige baan. Voor hun gevoel voeren ze veelal dezelfde (operationele) taken uit en krijgen te weinig kansen in het werk. En dat is jammer want de ontwikkelingen binnen Informatiemanagement gaan snel en het is prettig als je daar een rol in kan spelen. Eén van de eerste zaken die kandidaten in het gesprek met ons aangeven, is dat zij per sé een baan willen of in hun eerstvolgende opdracht meer uitdaging en doorgroeimogelijkheden willen zien.

Maar wat bedoel je precies en heb je er alles aan gedaan om de mogelijkheden binnen je huidige opdracht maximaal te benutten. Uitdaging is voor de één een prettige werksfeer en voor de ander de inhoud, complexiteit en ontwikkelingen binnen het vakgebied. Toe aan een nieuwe opdracht, we horen het vaak. Indien je toe bent aan een nieuwe uitdaging, kijk eens naar onderstaande tips.

  • Heb je er alles aan gedaan om je mogelijkheden binnen je huidige baan of opdracht maximaal te benutten. Voer een open gesprek met je leidinggevende, dit kan tot verrassende inzichten leiden. Vraag de directeur bij de koffieautomaat om tien minuten van zijn tijd en vraag eens wat de plannen en ontwikkelingen van de organisatie op het gebied van informatievoorziening zijn. Vertel over je kwaliteiten en ambities, indien nieuwe opdrachten beschikbaar komen kunnen ze rekening met je houden!!
  • Ga solliciteren! Maar let wel, zorg wel dat jij duidelijk in het vizier hebt wat je zoekt en waarom jij bepaalde nieuwe zaken zoekt in een nieuwe baan (ga niet alleen voor een nieuwe baan, maar oriënteer jezelf op inhoudelijk aspecten). Wat kom je brengen en wat kom je halen in een nieuwe baan bij een nieuwe werkgever?
  • Start met een opleiding of cursus om zodoende jezelf weer te prikkelen qua ambitie en persoonlijke groei. Het vakgebied Informatiemanagement verandert snel, en inhoudelijke kennis en kunde is hierin belangrijk.
  • Het allerbelangrijkste, blijf positief denken! Niet zeggen maar doen, kom dus in actie! Wordt niet wanhopig, het leven is te kort om een opdracht te moeten uitvoeren waar je niet achter staat. Ga aan de slag vanuit je (intrensieke) motivatie in plaats vanuit het per sé MOETEN!

Succes met het maken van een juiste keuze!!

YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Informatievoorziening

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor informatievoorziening, implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Informatievoorziening

We merken het dagelijks, de ontwikkelingen rond digitaal werken gaan snel. Met regelmaat sta ik te kijken naar de technische mogelijkheden met betrekking tot digitaal en zaakgericht werken die de bekende grote softwareleveranciers aanbieden. Technische hoogstandjes worden gepresenteerd in bestaande en nieuwe zaaksystemen, CMS, DMS, KCS, Regiesystemen en wat al niet meer. Het ‘Real Time zoeken en delen’, doorontwikkeling van ‘Bring Your Own Device’, 24/7 ‘Connected Werken’ en veranderende mobiliteit van gebruikers zijn ingrediënten van de omgeving waar we ons in bevinden. Het zijn de randvoorwaarden die visie,  beleid en langetermijn planning binnen informatiemanagement bij overheidsorganisaties complex,  ingewikkeld en risicovol maken.

Voor mij is het de vraag of overheidsorganisaties het hoge tempo van innovatie en verandering kunnen bijhouden. De burger heeft een hoog verwachtingspatroon op het gebied van digitale dienstverlening, met de Ipad op de bank kunnen we de hele wereld aan. Maar zijn al die overheidsgegevens in de basis goed geordend, digitaal beschikbaar en voldoende beveiligd. Is er kennis en ambitie om een infrastructuur voor digitale dienstverlening in te richten. Is er draagvlak, budget en voldoende capaciteit beschikbaar?

De huidige focus ligt vooral op de Bricks en de Bytes, maar Behavior blijft nog steeds onderbelicht. In discussies binnen de YPublic Academy ligt doorlopend de nadruk op het feit dat digitaal werken een gedragsverandering is (Behavior) en dat we ons niet mogen laten afleiden door de Bricks en de Bytes. Reeds in een eerder blog heb ik gepleit voort een gedegen proces van implementeren, beheren en doorontwikkelen van digitaal werken. Een proces waarbij de focus op Behaviour minimaal net zo belangrijk is als de Bits en de Bytes. Vanuit YPublic geloven we in de voordelen van digitaal werken. We zijn er van overtuigd dat de inzet van professionals met de juiste kennis en vaardigheden essentieel is voor het welslagen van complexe veranderingstrajecten.

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Addie van den Hoek

 

Digitalisering

IMG_1050

De afgelopen maanden heb ik vele afdelingen informatievoorziening bij overheidsorganisaties bezocht en daar naast de inzet van (talentvolle) informatieprofessionals uitgebreid gesproken over de stand van zaken rond digitaal werken en de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening binnen overheidsorganisaties.

Informatievoorziening bij verschillende overheidsorganisaties

Wat direct opvalt is het gegeven dat de diverse overheidsorganisaties het digitaal werken en haar informatievoorziening binnen de eigen organisatie toch zo opvallend verschillend hebben gepositioneerd. Logisch lijkt een strategische én centrale plaats, ergens tussen het primaire proces en ICT. De praktijk is anders, en wat een grote verschillen zijn er toch.  Diepgaande  organisatorische reorganisaties binnen Informatievoorziening, ICT, het Facilitair Bedrijf, Dienstverlening, HRM, Financiën en het primaire proces hebben de afgelopen jaren gezorgd voor opvallende verschuivingen. Informatievoorziening traditioneel weggeschoven onder Facilitaire Zaken, samengevoegd met juridische zaken (!), één team met Financiën en Belasting,  strategisch in de samenwerking met I&A of op afstand in de buurt van de postverzending. Digitaal werken als spin in de organisatie heeft baat bij een strategische positie van haar informatieafdeling!

Samenwerkingsverbanden

Daarbij zijn vele (gemeentelijke) organisaties druk bezig met het vormen van een wirwar aan in- en  externe samenwerkingsverbanden. De interne veranderingen zijn het gevolg van de opgestarte implementaties binnen het sociaal domein, de nog steeds aanwezige uitloop van de opgelegde bezuinigingen en veranderende wetgeving.  Externe veranderingen die ontstaan door ambtelijke en of politieke éénwordingen, strategische coalities, gemeenschappelijke regelingen of product georiënteerde samenwerkingen  (RUD). De samenwerkingen en naamsveranderingen worden gestart maar ook net zo snel weer ontbonden.

Ontwikkeling van digitaal werken

Organisaties willen vooruit kijken, en zien dat de economie in de private sector aantrekt. Rutte roept op om te investeren en er ontstaat een gevoel staat dat er meer mogelijk is. De tijdelijke inzet van externe professionals neemt toe, hoge prioriteit programma’s en projecten krijgen groen licht en een lichte toename in het aanbod van vacatures is zichtbaar. Het zijn de eerste tekenen dat de overheid wil investeren. Binnen dit veranderende geweld van organisatorische reorganisaties zal de ontwikkeling van digitaal werken vorm moeten krijgen, en dat valt dus niet mee.

Een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening

Hollen of stilstaan, bezuinigen of investeren, het zijn golfbewegingen die een gedegen uitrol van digitaal werken in de weg staan. Het vormgeven van een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening vraagt om lange termijn beleid, structuur en uithoudingsvermogen. En dat is de uitdaging binnen de huidige hectische omstandigheden. Organisaties willen door, en de het verachtingspatroon rond digitaal werken wordt plotseling skyhigh. Het hoofd koel houden is belangrijk. Denk aan een uitvoerbare korte termijn planning, en houd rekening met je lange termijn visie. Werk gestaag door richting de digitale stip op de horizon. Laat je niet leiden door randzaken en politieke verwachtingen. Digitaal werken is een gedegen proces, en dat heeft zijn tijd nodig!

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.