informatiebeheer Archieven - YPublic

Tag Archives: informatiebeheer

Loading
loading..
Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Informatiemanagement

 

Schaap met vijf poten binnen Informatiemanagement

Regelmatig ben ik met relaties in gesprek over het ‘schaap met de vijf poten’ binnen Informatiemanagement. Als een opdrachtgever op zoek is naar het schaap met de vijf poten betekend dit dat ze op zoek zijn naar een medewerker die bekend is met het oude (analoge) vakgebied en veel kennis heeft van de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het schaap met de vijf poten bezit de onderscheidende vaardigheden & competenties om helder te communiceren, draagvlak te creëren voor veranderingen en in staat is om projecten te managen.

Het schaap met de vijf poten bestaat wel, maar ze zijn schaars. Als ze bestaan werken ze bij een bureau of zijn in dienst van een organisatie en worden ze gekoesterd.

Als het schaap met de vijf poten niet beschikbaar is, zijn alternatieven prima mogelijk. Het helpt wanneer je goed bedenkt waar de vacature of opdracht behoefte aan heeft; aanwezigheid van vakkennis of vaardigheden & competenties.

Hieronder een vuistregel die toepasbaar is bij het selecteren van de juiste kandidaat.

  • betreft het een korte opdracht dan is vakkennis belangrijk. Er is weinig tijd beschikbaar is om de kandidaat goed in te werken en de vakkennis gedegen eigen te maken, de kandidaat moet gelijk kunnen terugvallen op aanwezige kennis.
  • gaat het over een lange opdracht of het invullen van vaste formatieplekken dan zijn vaardigheden & competenties doorslaggevend. Er is voldoende tijd beschikbaar om de vakkennis aan te leren. Indien de kandidaat al communicatief, organisatiebewust en gedreven is, zal hij/zij een intrinsieke motivatie hebben om de vakkennis snel eigen te maken. Kennis vergaren is mogelijk op allerlei manieren (opleidingen, collega’s of google).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Korte opdracht Langdurige opdracht
Vakkennis Belangrijk en onmisbaar aan te leren
Vaardigheden en competenties minder belangrijk zeer belangrijk

 

Bedenk wel, mocht er wel een schaap met de vijf poten gevonden zijn dan zal dit schaap behoefte hebben aan uitdaging waarin het zowel de vaardigheden & competenties als ook de vakkennis kan toepassen. Is deze uitdaging er niet zal het schaap ook weer snel verdwenen zijn.

Veel succes met het zoeken naar de juiste kandidaat! Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.YPublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Addie van den Hoek | YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Informatievoorziening

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor informatievoorziening, implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Informatievoorziening

We merken het dagelijks, de ontwikkelingen rond digitaal werken gaan snel. Met regelmaat sta ik te kijken naar de technische mogelijkheden met betrekking tot digitaal en zaakgericht werken die de bekende grote softwareleveranciers aanbieden. Technische hoogstandjes worden gepresenteerd in bestaande en nieuwe zaaksystemen, CMS, DMS, KCS, Regiesystemen en wat al niet meer. Het ‘Real Time zoeken en delen’, doorontwikkeling van ‘Bring Your Own Device’, 24/7 ‘Connected Werken’ en veranderende mobiliteit van gebruikers zijn ingrediënten van de omgeving waar we ons in bevinden. Het zijn de randvoorwaarden die visie,  beleid en langetermijn planning binnen informatiemanagement bij overheidsorganisaties complex,  ingewikkeld en risicovol maken.

Voor mij is het de vraag of overheidsorganisaties het hoge tempo van innovatie en verandering kunnen bijhouden. De burger heeft een hoog verwachtingspatroon op het gebied van digitale dienstverlening, met de Ipad op de bank kunnen we de hele wereld aan. Maar zijn al die overheidsgegevens in de basis goed geordend, digitaal beschikbaar en voldoende beveiligd. Is er kennis en ambitie om een infrastructuur voor digitale dienstverlening in te richten. Is er draagvlak, budget en voldoende capaciteit beschikbaar?

De huidige focus ligt vooral op de Bricks en de Bytes, maar Behavior blijft nog steeds onderbelicht. In discussies binnen de YPublic Academy ligt doorlopend de nadruk op het feit dat digitaal werken een gedragsverandering is (Behavior) en dat we ons niet mogen laten afleiden door de Bricks en de Bytes. Reeds in een eerder blog heb ik gepleit voort een gedegen proces van implementeren, beheren en doorontwikkelen van digitaal werken. Een proces waarbij de focus op Behaviour minimaal net zo belangrijk is als de Bits en de Bytes. Vanuit YPublic geloven we in de voordelen van digitaal werken. We zijn er van overtuigd dat de inzet van professionals met de juiste kennis en vaardigheden essentieel is voor het welslagen van complexe veranderingstrajecten.

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Addie van den Hoek

 

Digitalisering

IMG_1050

De afgelopen maanden heb ik vele afdelingen informatievoorziening bij overheidsorganisaties bezocht en daar naast de inzet van (talentvolle) informatieprofessionals uitgebreid gesproken over de stand van zaken rond digitaal werken en de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening binnen overheidsorganisaties.

Informatievoorziening bij verschillende overheidsorganisaties

Wat direct opvalt is het gegeven dat de diverse overheidsorganisaties het digitaal werken en haar informatievoorziening binnen de eigen organisatie toch zo opvallend verschillend hebben gepositioneerd. Logisch lijkt een strategische én centrale plaats, ergens tussen het primaire proces en ICT. De praktijk is anders, en wat een grote verschillen zijn er toch.  Diepgaande  organisatorische reorganisaties binnen Informatievoorziening, ICT, het Facilitair Bedrijf, Dienstverlening, HRM, Financiën en het primaire proces hebben de afgelopen jaren gezorgd voor opvallende verschuivingen. Informatievoorziening traditioneel weggeschoven onder Facilitaire Zaken, samengevoegd met juridische zaken (!), één team met Financiën en Belasting,  strategisch in de samenwerking met I&A of op afstand in de buurt van de postverzending. Digitaal werken als spin in de organisatie heeft baat bij een strategische positie van haar informatieafdeling!

Samenwerkingsverbanden

Daarbij zijn vele (gemeentelijke) organisaties druk bezig met het vormen van een wirwar aan in- en  externe samenwerkingsverbanden. De interne veranderingen zijn het gevolg van de opgestarte implementaties binnen het sociaal domein, de nog steeds aanwezige uitloop van de opgelegde bezuinigingen en veranderende wetgeving.  Externe veranderingen die ontstaan door ambtelijke en of politieke éénwordingen, strategische coalities, gemeenschappelijke regelingen of product georiënteerde samenwerkingen  (RUD). De samenwerkingen en naamsveranderingen worden gestart maar ook net zo snel weer ontbonden.

Ontwikkeling van digitaal werken

Organisaties willen vooruit kijken, en zien dat de economie in de private sector aantrekt. Rutte roept op om te investeren en er ontstaat een gevoel staat dat er meer mogelijk is. De tijdelijke inzet van externe professionals neemt toe, hoge prioriteit programma’s en projecten krijgen groen licht en een lichte toename in het aanbod van vacatures is zichtbaar. Het zijn de eerste tekenen dat de overheid wil investeren. Binnen dit veranderende geweld van organisatorische reorganisaties zal de ontwikkeling van digitaal werken vorm moeten krijgen, en dat valt dus niet mee.

Een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening

Hollen of stilstaan, bezuinigen of investeren, het zijn golfbewegingen die een gedegen uitrol van digitaal werken in de weg staan. Het vormgeven van een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening vraagt om lange termijn beleid, structuur en uithoudingsvermogen. En dat is de uitdaging binnen de huidige hectische omstandigheden. Organisaties willen door, en de het verachtingspatroon rond digitaal werken wordt plotseling skyhigh. Het hoofd koel houden is belangrijk. Denk aan een uitvoerbare korte termijn planning, en houd rekening met je lange termijn visie. Werk gestaag door richting de digitale stip op de horizon. Laat je niet leiden door randzaken en politieke verwachtingen. Digitaal werken is een gedegen proces, en dat heeft zijn tijd nodig!

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.