informatiemanagement Archieven - YPublic

Tag Archives: informatiemanagement

Loading
loading..

Ben je geïnteresseerd in mensen, hun gedrag en wil je weten wat hen drijft? Ben je open, proactief en klaar om je eigen potentie te benutten bij een groeiende organisatie. Floreer jij in een omgeving waar je de kans krijgt je te verdiepen in jonge talentvolle mensen en weet jij hen te koppelen en te begeleiden naar de juiste opdrachten. Dan is deze kans bij YPublic in Ede iets voor jou!

YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening binnen de Overheid. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van de veranderende wet- en regelgeving en de digitalisering. Dit vraagt om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor deze ontwikkelingen van informatievoorziening bij overheidsorganisaties.

Je verantwoordelijkheden als Recruiter / Talent Scout

Als recruiter weet jij vanuit een persoonlijke en respectvolle benadering de potentie van de Young Professionals inzichtelijk te krijgen en op waarde te schatten. Daarnaast weet jij wat zij nodig hebben in termen van carrière en persoonlijke ontwikkeling. Tevens ben je snel in het begrijpen van de Business en het opbouwen van betekenisvolle relaties met Young Professionals. Je bent degene die een wereld van verschil maakt. Bij deze zeer afwisselende functie is sprake van veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Op den duur bestaat de mogelijkheid dat je overheidsorganisaties adviseert rond capaciteitsvraagstukken en strategische personeelsplanning.
Je primaire verantwoordelijkheden bestaan uit:

  • Werven en selecteren van talenten voor ons Traineeship en opdrachtgevers;
  • Creëren van talentpools;
  • Opzetten en beheren van werving via Social Media;
  • Voeren van sollicitatiegesprekken & gesprekken bij opdrachtgevers;
  • Je bent een echte adviespartner voor de trainees, collega’s en klanten;
  • Inzetten van doelgerichte marketingacties

 

Wat wordt er van je verwacht?

Je woont bij voorkeur in Midden Nederland. Daarbij ben je mens-  en resultaat gedreven. Je richt jezelf op het creëren en uitbouwen van partnerships met nieuwe en bestaande medewerkers en opdrachtgevers. We verwachten een initiatiefrijke en ondernemende houding. Je wacht niet af, maar gaat aan de slag en bezit met de volgende kwaliteiten:

  • Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden;
  • Kwaliteit gerichte aanpakker, dat wat je doet altijd zo goed mogelijk willen doen;
  • Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld;
  • Teamspeler met grote affiniteit voor de overheid;
  • Afgeronde HBO- of WO-opleiding;
  • Stressbestendig en flexibel, gewend om met deadlines te werken;
  • Nauwkeurig en planmatig
  • Sensitief en doortastend
  • Je werft out-of-the-box en weet op een innovatieve en persoonlijke manier talent te binden

 

Wat kun jij verwachten?

YPublic is jong en ambitieus. Binnen deze dynamische omgeving krijg je veel ruimte en vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten. We hebben een informele sfeer waarin hard werken samengaat met veel gevoel voor humor. We zijn eerlijk, duidelijk en rechtvaardig naar elkaar. Een goed salaris, passende ICT devices en goede secundaire voorwaarden horen tot het arbeidsvoorwaardenpakket. Bovenal kom je te werken in een inspirerende werkomgeving waarbinnen jouw persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Jouw persoonlijke ontwikkeling

Maandelijks overleg je met één van de partners van YPublic om samen te kijken naar je persoonlijke ontwikkeling: waar liggen je talenten? Waar wil je graag meer aandacht aan schenken? Wat zijn concrete aandachtspunten? Samen kijk je hoe je verder kunt groeien. Tevens krijg je bij YPublic de ruimte om opleidingen te volgen, afhankelijk van jouw behoefte.

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze functie, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl. Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Carlijn van de Ven (06-81373813).

YPublic is jong, ambitieus en Specialist in Informatiemanagement. Vanwege onze groei zijn we op zoek een commercieel ingestelde (startende) Accountmanager (32 – 40 uur).

YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van veranderingen in wetgeving en de noodzaak tot digitaliseren van informatie. Deze ontwikkelingen vragen om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor de professionalisering van de informatievoorziening van overheidsorganisaties.

Je verantwoordelijkheden als Accountmanager

Als accountmanager krijg je de kans en de vrijheid om met veel creativiteit bestaande klantcontacten te onderhouden en nieuwe klanten te werven. In deze afwisselende functie is sprake van veel eigen verantwoordelijkheid. Je adviseert overheidsorganisaties rond capaciteitsvraagstukken en treed op als sparringpartner op het gebied van Informatiemanagement.
Je primaire verantwoordelijkheden bestaan uit:

    • Generen van nieuwe opdrachtgevers en uitbouwen van bestaande relaties
    • Zelfstandig beheren van acquisitietrajecten en uitbrengen van offertes
    • Creatief inspelen op relevante marktontwikkelingen

Wat wordt er van je verwacht?

Als relatiebeheerder weet jij de naamsbekendheid van YPublic te vergroten en een stevig netwerk van opdrachtgevers op te bouwen. Je hebt een commerciële drive, bent een harde werker, beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je hebt een representatief voorkomen. Jouw benadering naar klanten is persoonlijk en heeft een duurzaam karakter. Je hebt een proactieve, projectmatige en resultaatgerichte manier van werken. Je kunt je goed verplaatsen in de klant en zijn uitdagingen. Je bent initiatiefrijk en weet je creatieve ideeën met enthousiasme over te brengen in een klantgesprek.

      • Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden
      • Commercieel ingesteld en niet bang voor koude acquisitie. Ervaring hierin is een pré
      • Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld
      • Teamspeler met grote affiniteit voor de overheid
      • Je woont bij voorkeur in de regio: Utrecht – Arnhem – Nijmegen
      • Afgeronde HBO- of WO-opleiding

Wat kun jij verwachten?

YPublic is jong en ambitieus. Binnen deze dynamische omgeving krijg je veel ruimte en vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten. We hebben een informele sfeer waarin hard werken samengaat met veel gevoel voor humor. We zijn eerlijk, duidelijk en rechtvaardig naar elkaar. Een marktconform salaris, passende leaseauto, laptop, en smartphone horen tot het arbeidsvoorwaardenpakket. Bovenal een inspirerende werkomgeving waarbinnen jouw persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze functie, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl.
Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Carlijn van de Ven, telefoonnummer 06-81373813.

 

Werkervaringsplek Sales-, Marketing- of Recruitmentadviseur (Ede, 32-40 uur per week)

YPublic is jong, ambitieus en Specialist in Informatiemanagement. Wij willen starters op de arbeidsmarkt de kans geven om zich bij YPublic verder te ontwikkelen en door te groeien tot talentvolle sales- en recruitmentadviseurs. YPublic is gespecialiseerd in het vakgebied Informatiemanagement, het werkveld van de digitale Informatievoorziening. Op dit moment ontwikkelt het vakgebied zich sterk als gevolg van veranderingen in wetgeving en de noodzaak tot digitaliseren van informatie. Deze ontwikkelingen vragen om de inzet van enthousiaste talenten en professionals die zich willen inzetten voor de professionalisering van de informatievoorziening van overheidsorganisaties.

De werkervaringsplek

Je bent bezig af te studeren of bent net afgestudeerd. Je vraagt je af welke kant je op wil met je carrière. En wat je mogelijkheden zijn als starter. Oftewel, je staat aan het begin van een ontdekkingstocht. YPublic wil jou graag ondersteunen en je de middelen aanreiken om er zoveel mogelijk uit te halen.
Je krijgt de mogelijkheid om voor de duur van vier maanden werkervaring op te doen in recruitment, sales of marketing. We investeren graag in jou, omdat we ervan overtuigd zijn dat jouw ambitie en enthousiasme ook bijdragen aan de ontwikkeling van YPublic. En, als de functie bij je past, dan bieden we je vervolgens graag een contract aan als Sales- en Recruitmentconsultant.

Wat ga je doen?

Vanaf de start ga je bij YPublic aan de slag met diverse sales- en recruitmenttaken. Je primaire taken zijn het opstellen van offertes, het voorbereiden en opstellen van CV’s, de markt verkennen, telefonische acquisitie en zoeken naar nieuwe uitdagingen voor onze trainees en professionals. Hiervoor zal je de sales- en recruitmentmanager van YPublic vergezellen in acquisitie- en sollicitatiegesprekken.

Langzamerhand zal je het vakgebied Informatie Management beter leren kennen en krijg je de mogelijkheid je commerciële inzichten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Daarmee zullen ook je verantwoordelijkheden groeien. Zo zal je op den duur zelfstandig klantbezoeken afleggen of sollicitatiegesprekken voeren. En je zult je eigen relatiebestand opbouwen en beheren.
YPublic is een sterk groeiend en dynamische organisatie. Deze ontwikkelingen zorgen dat er ook veel ruimte is voor eigen initiatief binnen de organisatie. Wordt je enthousiast van social media? Van communicatie? Of van marketingacties? Ga ermee aan de slag!

Jouw persoonlijke ontwikkeling

Maandelijks overleg je met één van de partners van YPublic om samen te kijken naar je persoonlijke ontwikkeling: waar liggen je talenten? Waar wil je graag meer aandacht aan schenken? Wat zijn concrete aandachtspunten? Samen kijk je hoe je d.m.v. concrete stappen verder kunt groeien. Tevens krijg je bij YPublic de ruimte om opleidingen te volgen, afhankelijk van jouw behoefte.

Wat wordt er van jou verwacht?

Je bent enthousiast, open en je hebt de motivatie om door te groeien tot de Sales- en Recruitment Consultant die YPublic helpt verder te groeien. We verwachten een initiatiefrijke en een ondernemende houding. Je wacht niet af, maar je gaat aan de slag en je hebt de volgende kwaliteiten:
– Goede communicatieve eigenschappen en sociale vaardigheden; je gaat graag het gesprek aan
–  Commercieel ingesteld, je hebt lef en goed gevoel voor humor
–  Zelfstandig, initiatiefrijk en ondernemend ingesteld
–  Teamspeler met affiniteit voor de overheid
–  Afgeronde HBO- of WO-opleiding

Hoe kan ik solliciteren?

Ben jij geïnteresseerd in deze werkervaringsplek, dan ontvangen we graag je CV met motivatie via solliciteren@ypublic.nl.
Vragen? Kijk voor meer informatie op www.ypublic.nl of bel met Dennis Kuis, telefoonnummer 06-53945738

 

Informatie Manager als Kameleon

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Het geheel had wat geheimzinnigs. Een collega vroeg mij binnen te komen in zijn werkkamer en de deur dicht te doen. Ik schrok, want als prille documentalist weet je soms niet wat je kunt verwachten. Heb ik het te bont gemaakt met aanmaningen tegenover collega’s die onzorgvuldig omgaan met documenten. Het blijkt om een noodkreet van een andere collega te gaan. Desbetreffende collega geeft aan disproportioneel veel tijd kwijt te zijn met administratieve bezigheden.

Hij is een specialist en wordt geacht vooral met inhoud bezig te zijn. De administratieve handelingen rond het verwerken van documenten te werken in ons DMS (Document Management Systeem) maken hem radeloos. Hij dreigt deadlines mis te lopen vanwege dit probleem.

Digitaal werken als struikelblok

De organisatie waar ik momenteel werk als informatiemanager bevindt zich middenin het ‘informatie regime’. De veranderingen op het gebied van informatie volgen elkaar in rap tempo op. Werknemers zijn nog niet gewend aan een systeem of de volgende applicatie wordt al geïntroduceerd. Systemen krijgen maar weinig kans om het stadium van ‘kinderziektes’ te ontgroeien. Medewerkers haken zelf  nog sneller af dan de systemen. Ze werken zo min mogelijk met het DMS of bedenken allerlei olifantenpaadjes om de vaak tijdrovende handelingen binnen het DMS te ontlopen. De radeloze medewerker heeft te kampen met nare eigenschappen van het DMS. Waar hij vroeger in een handomdraai documenten deelde met externen, is hij nu vaak minstens een kwartier bezig voordat hij de nodige handelingen heeft verricht om een document te delen. Onnodige tijdverspilling zegt de collega die mij aanspreekt terecht.

Twee oplossingsrichtingen

Globaal zijn er twee manieren waarop je met dit probleem om kunt gaan. De collega die mij binnenriep op zijn kamer opperde een ‘uitvoerende’ oplossing. Is het een idee om het gebruik van het DMS te centraliseren? Het kan toch niet de bedoeling zijn dat dure, schaarse specialisten veel tijd bezig zijn met administratieve handelingen? Als één of meerdere ‘documentalisten’ de werkzaamheden op het gebied van het opslaan en terugvinden van documenten zouden uitvoeren, en niet de ‘inhoudelijk specialisten’, dan wordt informatie tenminste echt vakkundig gemanaged en beheerd.

Een tweede oplossingsrichting is de ‘faciliterende’ oplossing. Laten we eens gaan luisteren naar de gefrustreerde collega? Waar loopt hij concreet tegenaan? Weet hij alle opties van het DMS op de juiste waarde in te schatten? Weet hij de instructies te vinden? Volgt hij krampachtig alle regels, of heeft hij zelf ook handige truckjes (olifantenpaadjes) waar andere collega’ s van kunnen leren? Ontdek waar de medewerker onnodig tijd verliest en bedenk oplossingen bij problemen (afbeelding). Leg uit en herhaal; een eenduidige boodschap doet wonderen.

De juiste rol van de informatiemanager

Het woord ‘management’ in ‘informatiemanagement’ staat voor ‘de organisatie van en controle over de structuur, het verwerken en het bezorgen van informatie’. Dit is in het bijzonder de taak van de informatiemanager, maar de vraag is: hoe kom je tot de uitvoering van deze taak? Mijns inziens is informatiemanagement van iedereen! Alle medewerkers spelen een rol in het vangen, managen, opslaan, delen, bewaren en afleveren van informatie. Ook hierbij geldt: je kunt iedere medewerker ‘vissen’ geven, maar je kunt ze beter zelf leren ‘vissen’. Ga voor de faciliterende rol, de gebruiker is koning en de ICT mag niet hinderen. Zet één woord bovenaan je actielijst: gebruikersgemak.

Arco Vuik

Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Informatiemanager

 

Verdiepen in Informatiemanagement

Met YPublic ben in contact gekomen doordat ik na mijn opleiding geschiedenis op zoek was naar wat voor mij de mogelijkheden waren op de arbeidsmarkt. Wanneer je geschiedenis hebt gestudeerd is het namelijk soms even zoeken wat je nu precies kan en wilt gaan doen. Aangezien ik geïnteresseerd was geraakt in Informatiemanagement, wilde ik mij graag verder in het vakgebied verdiepen. Wat mij met name opviel was hoe ontzettend breed het vakgebied Informatiemanagement is. Om een beter beeld te krijgen van wat Informatiemanagement allemaal inhoudt heb ik daarom besloten om bij YPublic de Leergang Informatie Manager te gaan volgen.

Ervaring bij verschillende overheidsorganisaties

Op het moment dat ik aan de Leergang begon had ik inmiddels een baan gevonden bij een grote semi-overheidsorganisatie. Ik heb de Leergang daarom als externe deelnemer gevolgd. De andere leden van de groep waren wel als Trainee in dienst bij YPublic en op verschillende plekken binnen diverse overheidsorganisaties werkzaam. Een belangrijk deel van de Leergang is om veel van elkaar te leren door praktijkervaringen uit te wisselen. Het is daarom erg leuk om te zien dat, hoewel je in heel verschillende organisaties werkt, bepaalde dingen zo herkenbaar kunnen zijn. Aan de andere kant kun je vaak ook juist heel veel leren van de verschillen, doordat de andere leden van de groep in hun dagelijkse praktijk tegen heel andere zaken aanlopen.

Leergang Informatie Manager gericht op de Informatieprofessional

Naast het feit dat je veel kan leren van de ervaringen van de andere groepsleden, en natuurlijk van het delen van je eigen ervaringen met hen, biedt de leergang ook lesmateriaal dat tijdens een aantal trainingsdagen wordt besproken. Dit lesmateriaal is allemaal eenvoudig te lezen en bovendien erg actueel. De trainingsdagen zelf zijn informeel en er hangt altijd een prettige sfeer. De docente van de Leergang is zelf als Informatieprofessional ook dagelijks bezig met Informatiemanagement, en kan daardoor uitstekend de link leggen tussen de theorie die op de trainingsdagen besproken wordt en de praktijk.

Informatiemanagement doorlopend in beweging

Hoewel het vanzelfsprekend tijdens de Leergang niet zal lukken om alle elementen van het vakgebied Informatiemanagent helemaal in detail te bespreken, biedt de Leergang voor zowel de starter in het vakgebied als voor personen met al enige ervaring een goed overzicht. Op dit moment ben ik zelf al enkele maanden in het vakgebied aan het werk en merk dat ik echt wat heb aan de trainingsdagen, doordat ik de kennis die ik op doe tijdens de trainingsdagen vaak ook meteen in kan zetten in de praktijk. Dit komt ook doordat het vakgebied informatie management constant in beweging is. Dat maakt het juist zo interessant!

informatiemanagement

door Paul Graas – Trainee Informatiemanagement bij YPublic

‘Informatiemanagement draait om mensen’, Cliché, maar waar.

Informatiebeheer

Een tijd geleden had ik samen met een paar collega’s van het team Informatiebeheer een afspraak met een aantal medewerkers van de gemeente waar ik werkzaam ben. We waren bezig met een pilotsessie over een digitale verzendprocedure en we wilden weten hoe zij tegen heel het proces aankeken. Terwijl we bezig waren om alle stappen uit te leggen, interrumpeerde één van de aanwezigen ons met de volgende vraag: ‘Dat is allemaal wel mooi, maar wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van zo’n digitale verzendprocedure? Want ik heb het idee dat ik er net zoveel tijd aan kwijt ben als met de papieren verzendprocedure.’ Nogal onvoorbereid, wisten we uiteindelijk uit te leggen dat je met de digitale verzendprocedure tijd kunt besparen en dat het ook erg handig is voor het terugvinden van gearchiveerde brieven.

Weerstand

Achteraf schaamde ik me. Hoe kan het toch dat ik van tevoren niet eens had nagedacht over deze belangrijke vraag: waarom doen we dit eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we dit overtuigend overbrengen naar de medewerkers? Want zij gaan niet blind allerlei nieuwe werkwijzen accepteren. Dus je kunt wel veel mooie plannen hebben, maar als je de medewerkers niet weet te overtuigen van de toegevoegde waarde van je plannen, dan heb je een probleem. De kans is groot dat je plannen uiteindelijk botsen tegen een muur van weerstand en onbegrip. En terecht. Want informatiemanagement draait om de mensen die met informatie moeten omgaan, en niet andersom.

Digitalisering

Vroeger, in de tijden van papieren dossiers, was het nog voldoende om het centrale archief goed in te richten en te beheren. Als medewerker ging je naar de archivaris en die wees je de weg naar het juiste dossier. Oftewel, de archivaris beheerde de informatie en de medewerker kon die informatie raadplegen. Tegenwoordig is de verhouding tussen medewerker en informatie compleet veranderd door de digitalisering van de maatschappij. Informatie is overal te vinden. Je kunt zelfs spreken van een overdosis aan informatie. En het wordt alleen maar erger.

Informatiemanagement gaat om mensen

De kunst van informatiemanagement is om medewerkers te leren effectief om te gaan met informatie. Oftewel, de nadruk ligt niet meer op het beheer van informatie zelf, maar op hoe de medewerker ermee omgaat. Dit klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Soms zijn we binnen ons vakgebied zo druk bezig met het optimaal inrichten van een digitaal archief of met het schoonmaken van netwerkschijven, dat we uit het oog verliezen wie deze middelen gaan gebruiken.

Managen van informatie

Informatiemanagement draait om mensen. Dat wil zeggen dat wij, informatiedeskundigen, ons werk vooral moeten richten op degenen die met informatie(systemen) omgaan. Ons vakgebied is nu eenmaal “gedemocratiseerd”: alle medewerkers binnen de organisatie (en steeds vaker ook externen, zoals burgers en bedrijven) moeten informatie beheren die hiervoor voornamelijk door DIV beheerd werd. Dat is de reden dat het steeds belangrijker wordt voor een informatiedeskundige om zijn werkplek te verlaten, te slenteren door de wandelgangen en in gesprek te gaan met medewerkers. Zo weet je wat er leeft en zet je een eerste stap in het effectief managen van de informatie binnen je organisatie.

Digitalisering

Veerle Ultee is trainer binnen het YPublic Traineeship Leergang Informatie Manager. Haar eerste ervaringen met de Leergang Informatie Manager zijn positief.

Leergang Informatie Manager

Dit najaar is de zesdaagse training Leergang Informatie Manager gestart voor de trainees van YPublic. Met veel plezier heb ik het uitdagende programma samen met YPublic vormgegeven. Inmiddels zijn we met de eerste groep trainees halverwege het programma. En wat is het gaaf om met deze slimme, jonge mensen van gedachten te wisselen over informatiemanagement. Vooral omdat ik me nog zo goed herinner hoe het is om als trainee aan het begin van je carrière te staan. Net afgestudeerd van de universiteit, veelal opgeleid in een vakgebied waar maar weinig banen beschikbaar zijn, en dan in het diepe springen.

Het vakgebied informatie management is moois en dynamisch

Vaak denk ik nog terug aan mijn eerste werkervaring. Tijdens mijn eerste overleg bij de gemeente ’s-Hertogenbosch, op maandagmorgen, ging het over substitutie, WABO, project vloerbedekking en architectuur. Ik had geen flauw idee wat al die termen betekenden, maar dat veranderde snel. Als je als trainee in een inspirerende omgeving terecht komt, de juiste mensen ontmoet, kansen krijgt en pakt, dan leer je in 3 maanden meer dan in 2 jaar hoger onderwijs. Je leert vergaderen, stukken schrijven, belangen analyseren, applicaties gebruiken en beheren en je leert een vák. Laat nu het vakgebied informatie management een van de mooiste en meest dynamische vakgebieden zijn die er is. En met deze Leergang geeft YPublic haar trainees een solide basiskennis van het vakgebied mee.

Trainee is fris en ontwikkeld zich snel

Daarom is het zo geweldig om zeven jaar later, de trainees van YPublic in ‘de klas’ te hebben. Als een spons zuigen ze de theorie en anekdotes op, leggen ze verbindingen naar hun eigen opdrachtgevers en accelereert hun ontwikkeling. Het is voor mij een feest om hen uit te dagen en door hen uitgedaagd te worden. Ik hoop dat meer (overheids)organisaties startende trainees een kans geven, zoals ik die bijvoorbeeld bij gemeente ‘s-Hertogenbosch gehad heb. Want je hebt zoveel aan een trainee die vooruit denkt, snel wil en kan leren, een frisse blik heeft en zich snel ontwikkeld.

Veerle Ultee (Informatiemanager Gemeente Dongen | Adviseur en trainer Informatiemanagement en sociale media)

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin
Bestand_003 (1)                                  Bestand_000 (5)

 

 

Informatiemanagement

 

Schaap met vijf poten binnen Informatiemanagement

Regelmatig ben ik met relaties in gesprek over het ‘schaap met de vijf poten’ binnen Informatiemanagement. Als een opdrachtgever op zoek is naar het schaap met de vijf poten betekend dit dat ze op zoek zijn naar een medewerker die bekend is met het oude (analoge) vakgebied en veel kennis heeft van de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het schaap met de vijf poten bezit de onderscheidende vaardigheden & competenties om helder te communiceren, draagvlak te creëren voor veranderingen en in staat is om projecten te managen.

Het schaap met de vijf poten bestaat wel, maar ze zijn schaars. Als ze bestaan werken ze bij een bureau of zijn in dienst van een organisatie en worden ze gekoesterd.

Als het schaap met de vijf poten niet beschikbaar is, zijn alternatieven prima mogelijk. Het helpt wanneer je goed bedenkt waar de vacature of opdracht behoefte aan heeft; aanwezigheid van vakkennis of vaardigheden & competenties.

Hieronder een vuistregel die toepasbaar is bij het selecteren van de juiste kandidaat.

  • betreft het een korte opdracht dan is vakkennis belangrijk. Er is weinig tijd beschikbaar is om de kandidaat goed in te werken en de vakkennis gedegen eigen te maken, de kandidaat moet gelijk kunnen terugvallen op aanwezige kennis.
  • gaat het over een lange opdracht of het invullen van vaste formatieplekken dan zijn vaardigheden & competenties doorslaggevend. Er is voldoende tijd beschikbaar om de vakkennis aan te leren. Indien de kandidaat al communicatief, organisatiebewust en gedreven is, zal hij/zij een intrinsieke motivatie hebben om de vakkennis snel eigen te maken. Kennis vergaren is mogelijk op allerlei manieren (opleidingen, collega’s of google).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Korte opdracht Langdurige opdracht
Vakkennis Belangrijk en onmisbaar aan te leren
Vaardigheden en competenties minder belangrijk zeer belangrijk

 

Bedenk wel, mocht er wel een schaap met de vijf poten gevonden zijn dan zal dit schaap behoefte hebben aan uitdaging waarin het zowel de vaardigheden & competenties als ook de vakkennis kan toepassen. Is deze uitdaging er niet zal het schaap ook weer snel verdwenen zijn.

Veel succes met het zoeken naar de juiste kandidaat! Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.YPublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Addie van den Hoek | YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.