informatiemanager Archieven - YPublic

Tag Archives: informatiemanager

Loading
loading..
Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

informatiemanagement

door Paul Graas – Trainee Informatiemanagement bij YPublic

‘Informatiemanagement draait om mensen’, Cliché, maar waar.

Informatiebeheer

Een tijd geleden had ik samen met een paar collega’s van het team Informatiebeheer een afspraak met een aantal medewerkers van de gemeente waar ik werkzaam ben. We waren bezig met een pilotsessie over een digitale verzendprocedure en we wilden weten hoe zij tegen heel het proces aankeken. Terwijl we bezig waren om alle stappen uit te leggen, interrumpeerde één van de aanwezigen ons met de volgende vraag: ‘Dat is allemaal wel mooi, maar wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van zo’n digitale verzendprocedure? Want ik heb het idee dat ik er net zoveel tijd aan kwijt ben als met de papieren verzendprocedure.’ Nogal onvoorbereid, wisten we uiteindelijk uit te leggen dat je met de digitale verzendprocedure tijd kunt besparen en dat het ook erg handig is voor het terugvinden van gearchiveerde brieven.

Weerstand

Achteraf schaamde ik me. Hoe kan het toch dat ik van tevoren niet eens had nagedacht over deze belangrijke vraag: waarom doen we dit eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we dit overtuigend overbrengen naar de medewerkers? Want zij gaan niet blind allerlei nieuwe werkwijzen accepteren. Dus je kunt wel veel mooie plannen hebben, maar als je de medewerkers niet weet te overtuigen van de toegevoegde waarde van je plannen, dan heb je een probleem. De kans is groot dat je plannen uiteindelijk botsen tegen een muur van weerstand en onbegrip. En terecht. Want informatiemanagement draait om de mensen die met informatie moeten omgaan, en niet andersom.

Digitalisering

Vroeger, in de tijden van papieren dossiers, was het nog voldoende om het centrale archief goed in te richten en te beheren. Als medewerker ging je naar de archivaris en die wees je de weg naar het juiste dossier. Oftewel, de archivaris beheerde de informatie en de medewerker kon die informatie raadplegen. Tegenwoordig is de verhouding tussen medewerker en informatie compleet veranderd door de digitalisering van de maatschappij. Informatie is overal te vinden. Je kunt zelfs spreken van een overdosis aan informatie. En het wordt alleen maar erger.

Informatiemanagement gaat om mensen

De kunst van informatiemanagement is om medewerkers te leren effectief om te gaan met informatie. Oftewel, de nadruk ligt niet meer op het beheer van informatie zelf, maar op hoe de medewerker ermee omgaat. Dit klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Soms zijn we binnen ons vakgebied zo druk bezig met het optimaal inrichten van een digitaal archief of met het schoonmaken van netwerkschijven, dat we uit het oog verliezen wie deze middelen gaan gebruiken.

Managen van informatie

Informatiemanagement draait om mensen. Dat wil zeggen dat wij, informatiedeskundigen, ons werk vooral moeten richten op degenen die met informatie(systemen) omgaan. Ons vakgebied is nu eenmaal “gedemocratiseerd”: alle medewerkers binnen de organisatie (en steeds vaker ook externen, zoals burgers en bedrijven) moeten informatie beheren die hiervoor voornamelijk door DIV beheerd werd. Dat is de reden dat het steeds belangrijker wordt voor een informatiedeskundige om zijn werkplek te verlaten, te slenteren door de wandelgangen en in gesprek te gaan met medewerkers. Zo weet je wat er leeft en zet je een eerste stap in het effectief managen van de informatie binnen je organisatie.

Digitalisering

Veerle Ultee is trainer binnen het YPublic Traineeship Leergang Informatie Manager. Haar eerste ervaringen met de Leergang Informatie Manager zijn positief.

Leergang Informatie Manager

Dit najaar is de zesdaagse training Leergang Informatie Manager gestart voor de trainees van YPublic. Met veel plezier heb ik het uitdagende programma samen met YPublic vormgegeven. Inmiddels zijn we met de eerste groep trainees halverwege het programma. En wat is het gaaf om met deze slimme, jonge mensen van gedachten te wisselen over informatiemanagement. Vooral omdat ik me nog zo goed herinner hoe het is om als trainee aan het begin van je carrière te staan. Net afgestudeerd van de universiteit, veelal opgeleid in een vakgebied waar maar weinig banen beschikbaar zijn, en dan in het diepe springen.

Het vakgebied informatie management is moois en dynamisch

Vaak denk ik nog terug aan mijn eerste werkervaring. Tijdens mijn eerste overleg bij de gemeente ’s-Hertogenbosch, op maandagmorgen, ging het over substitutie, WABO, project vloerbedekking en architectuur. Ik had geen flauw idee wat al die termen betekenden, maar dat veranderde snel. Als je als trainee in een inspirerende omgeving terecht komt, de juiste mensen ontmoet, kansen krijgt en pakt, dan leer je in 3 maanden meer dan in 2 jaar hoger onderwijs. Je leert vergaderen, stukken schrijven, belangen analyseren, applicaties gebruiken en beheren en je leert een vák. Laat nu het vakgebied informatie management een van de mooiste en meest dynamische vakgebieden zijn die er is. En met deze Leergang geeft YPublic haar trainees een solide basiskennis van het vakgebied mee.

Trainee is fris en ontwikkeld zich snel

Daarom is het zo geweldig om zeven jaar later, de trainees van YPublic in ‘de klas’ te hebben. Als een spons zuigen ze de theorie en anekdotes op, leggen ze verbindingen naar hun eigen opdrachtgevers en accelereert hun ontwikkeling. Het is voor mij een feest om hen uit te dagen en door hen uitgedaagd te worden. Ik hoop dat meer (overheids)organisaties startende trainees een kans geven, zoals ik die bijvoorbeeld bij gemeente ‘s-Hertogenbosch gehad heb. Want je hebt zoveel aan een trainee die vooruit denkt, snel wil en kan leren, een frisse blik heeft en zich snel ontwikkeld.

Veerle Ultee (Informatiemanager Gemeente Dongen | Adviseur en trainer Informatiemanagement en sociale media)

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin
Bestand_003 (1)                                  Bestand_000 (5)

 

 

Informatiemanagement

 

Schaap met vijf poten binnen Informatiemanagement

Regelmatig ben ik met relaties in gesprek over het ‘schaap met de vijf poten’ binnen Informatiemanagement. Als een opdrachtgever op zoek is naar het schaap met de vijf poten betekend dit dat ze op zoek zijn naar een medewerker die bekend is met het oude (analoge) vakgebied en veel kennis heeft van de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het schaap met de vijf poten bezit de onderscheidende vaardigheden & competenties om helder te communiceren, draagvlak te creëren voor veranderingen en in staat is om projecten te managen.

Het schaap met de vijf poten bestaat wel, maar ze zijn schaars. Als ze bestaan werken ze bij een bureau of zijn in dienst van een organisatie en worden ze gekoesterd.

Als het schaap met de vijf poten niet beschikbaar is, zijn alternatieven prima mogelijk. Het helpt wanneer je goed bedenkt waar de vacature of opdracht behoefte aan heeft; aanwezigheid van vakkennis of vaardigheden & competenties.

Hieronder een vuistregel die toepasbaar is bij het selecteren van de juiste kandidaat.

  • betreft het een korte opdracht dan is vakkennis belangrijk. Er is weinig tijd beschikbaar is om de kandidaat goed in te werken en de vakkennis gedegen eigen te maken, de kandidaat moet gelijk kunnen terugvallen op aanwezige kennis.
  • gaat het over een lange opdracht of het invullen van vaste formatieplekken dan zijn vaardigheden & competenties doorslaggevend. Er is voldoende tijd beschikbaar om de vakkennis aan te leren. Indien de kandidaat al communicatief, organisatiebewust en gedreven is, zal hij/zij een intrinsieke motivatie hebben om de vakkennis snel eigen te maken. Kennis vergaren is mogelijk op allerlei manieren (opleidingen, collega’s of google).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Korte opdracht Langdurige opdracht
Vakkennis Belangrijk en onmisbaar aan te leren
Vaardigheden en competenties minder belangrijk zeer belangrijk

 

Bedenk wel, mocht er wel een schaap met de vijf poten gevonden zijn dan zal dit schaap behoefte hebben aan uitdaging waarin het zowel de vaardigheden & competenties als ook de vakkennis kan toepassen. Is deze uitdaging er niet zal het schaap ook weer snel verdwenen zijn.

Veel succes met het zoeken naar de juiste kandidaat! Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.YPublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

Addie van den Hoek | YPublic | Specialist in Informatiemanagement

Informatievoorziening

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor informatievoorziening, implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Informatievoorziening

We merken het dagelijks, de ontwikkelingen rond digitaal werken gaan snel. Met regelmaat sta ik te kijken naar de technische mogelijkheden met betrekking tot digitaal en zaakgericht werken die de bekende grote softwareleveranciers aanbieden. Technische hoogstandjes worden gepresenteerd in bestaande en nieuwe zaaksystemen, CMS, DMS, KCS, Regiesystemen en wat al niet meer. Het ‘Real Time zoeken en delen’, doorontwikkeling van ‘Bring Your Own Device’, 24/7 ‘Connected Werken’ en veranderende mobiliteit van gebruikers zijn ingrediënten van de omgeving waar we ons in bevinden. Het zijn de randvoorwaarden die visie,  beleid en langetermijn planning binnen informatiemanagement bij overheidsorganisaties complex,  ingewikkeld en risicovol maken.

Voor mij is het de vraag of overheidsorganisaties het hoge tempo van innovatie en verandering kunnen bijhouden. De burger heeft een hoog verwachtingspatroon op het gebied van digitale dienstverlening, met de Ipad op de bank kunnen we de hele wereld aan. Maar zijn al die overheidsgegevens in de basis goed geordend, digitaal beschikbaar en voldoende beveiligd. Is er kennis en ambitie om een infrastructuur voor digitale dienstverlening in te richten. Is er draagvlak, budget en voldoende capaciteit beschikbaar?

De huidige focus ligt vooral op de Bricks en de Bytes, maar Behavior blijft nog steeds onderbelicht. In discussies binnen de YPublic Academy ligt doorlopend de nadruk op het feit dat digitaal werken een gedragsverandering is (Behavior) en dat we ons niet mogen laten afleiden door de Bricks en de Bytes. Reeds in een eerder blog heb ik gepleit voort een gedegen proces van implementeren, beheren en doorontwikkelen van digitaal werken. Een proces waarbij de focus op Behaviour minimaal net zo belangrijk is als de Bits en de Bytes. Vanuit YPublic geloven we in de voordelen van digitaal werken. We zijn er van overtuigd dat de inzet van professionals met de juiste kennis en vaardigheden essentieel is voor het welslagen van complexe veranderingstrajecten.

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Addie van den Hoek

 

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.