Trainee Informatie Manager Archieven - YPublic

Tag Archives: Trainee Informatie Manager

Loading
loading..

“Daar zul je wel moeilijk werk in vinden of niet? Want zoveel archieven zullen er niet zijn toch? Een paar in Nederland?”

Dit kreeg ik enkele maanden geleden te horen toen ik vertelde dat ik geïnteresseerd ben in archieven en archiveren. Deze persoon had klaarblijkelijk geen idee wat een archief precies is, en al helemaal niet wat je ermee zou kunnen. Diegene had er dus ook nog nooit over nagedacht wat er gebeurt of zou moeten gebeuren met alle data die er is en nog steeds, tegenwoordig in exponentieel groeiende mate, wordt aangemaakt.

Archiefonderzoek tijdens studie

Tijdens mijn studies heb ik veel archiefonderzoek gedaan. Het zoeken naar en het doorspitten van archieven en documenten om vervolgens met de gevonden gegevens een deel van de geschiedenis te reconstrueren was een mooie uitdaging. Ik voelde mij een detective in de geschiedenis. Vanuit de daaruit ontstane interesse voor archieven ben ik op verschillende plekken als vrijwillige archivaris aan de slag gegaan om al-doende-leert-men meer inzicht te krijgen in het verzamelen, sorteren, ordenen, bewaren en vernietigen van gegevens en documenten. Ik moest me soms door bergen papieren en rijen aan gevulde mappen heen worstelen en met pijn in mijn hart stapels van deze documenten vernietigen. Toch waren de relatief kleine (delen van) archieven altijd nog behapbaar en had ik aan het einde van het proces een gestructureerde inventaris – het toppunt van voldoening als je het mij vraagt.

Big Data

Bij papieren archieven met een veel grotere omvang of met veel (privacy) gevoelige informatie wordt het al snel wat minder eenvoudig of in ieder geval tijdrovender om tot een ordelijk, inzichtelijk geheel documenten te komen. Toch is wat in het verleden aan fysieke documenten is aangemaakt niet te vergelijken met de hoeveelheid data(bases) die vandaag de dag wordt geproduceerd. Zeker met de komst van het internet is deze hoeveelheid en de groei hiervan ongekend. Deze zogenaamde Big Data plaatst ons als samenleving voor een aantal belangrijke maar vaak ook ingewikkelde vragen. Wat moeten en willen hiervan bewaren? Op welke manier kunnen we dit duurzaam realiseren? Wat kunnen we met deze gegevens?

Potentie onbenutte data

In deze laatste vraag zit veel (onbenutte) potentie. Grote databases en dienstverlenende (Big) Data met gegevens spreken vaak niet voor zichzelf. Met onderzoek en analyse zijn echter interessante inzichten te verkrijgen, zeker wanneer gegevens van verschillende databases met elkaar gecombineerd worden. Ook voor gemeenten is hier veel winst te behalen. Ook het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeente (KING) stelt dit: Beschikbare data en technologische mogelijkheden biedt organisaties kansen om veel gerichter en pro-actiever te werken en kennis en ervaringen van klanten en inwoners intensief te benutten[1]. Een mooi voorbeeld is de gemeente Amsterdam die gegevens over typen overlast per gebied in kaart kan brengen.

[1] KING, (Big) Data Gedreven Gemeente. Rol en positie van gemeenten in een samenleving van Big en Open Data (maart 2015); https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/KING-Big-Data%20Gedreven-Gemeente%20-v1.pdf.

Rachel Westerveld, Trainee Informatie Manager bij de gemeente Lingewaard

Informatie Manager als Kameleon

Men denkt bij het woord Documentalist vaak een aan grijze oude man, die in een donker hol van de organisatie alle documenten verzameld en zorgt dat deze goed worden opgeborgen. Het tegenovergestelde is waar. Tegenwoordig krijgt de Informatie Manager een steeds prominentere plek binnen organisaties en is het opbergen van documenten slechts een klein onderdeel binnen het takenpakket.

 

Het digitale werken

De organisatie waar ik werkzaam ben als informatiemanager/documentalist bevindt zich momenteel in een veranderfase: van analoog naar digitaal werken. Dit met als doel om over een aantal jaar geheel digitaal te kunnen werken. Het veranderproces komt tot uiting in de vele verschillende programma’s die elkaar in rap tempo opvolgen. Medewerkers hebben de kans niet om een applicatie te leren begrijpen, want net als ze denken het te snappen wordt het programma alweer vervangen door het andere. Dit zie ik nu terug bij de collega’s, ondanks het feit dat er toch al twee jaar geen wijziging geweest is binnen ons huidig Document Management Systeem.

 

Meegaan in de wisseling

Als Trainee Informatie Manager vergaar ik niet alleen maar kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement, met name verandermanagement speelt een belangrijke rol. Je moet je goed weten aan te passen aan de veranderingen binnen het vakgebied informatiemanagement en hier collega’s ook in weten mee te nemen. En dat is lastiger dan dat ik in eerste instantie gedacht had. Als documentalist verander ik constant van werkwijze en pas ik me aan. Aanpassen aan de omgeving, zoals een kameleon dat ook doet. Ten eerste moet je namelijk meegaan in de ICT ontwikkelingen en de bijbehorende vaardigheden snel eigen maken. Daarbij heb je collega’s die ook met de software gaan werken, wat niet altijd even goed lukt. Om ze hierin te ondersteunen moet je bij ieder persoon weer een andere methode gebruiken om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor ben je in kleine mate bezig met het coachen van mensen, sommige mensen hebben namelijk een weerstand voor het gebruiken van een DMS. Jij als informatiemanager moet erachter komen waar die weerstand vandaan komt en deze ‘weghalen’. Ook zet je regelmatig een training in om bijvoorbeeld iedereen weer op te frissen m.b.t. het gebruik van een DMS. Deze trainingen moet je zo leuk en ‘leerzaam’ mogelijk maken en de informatiemanager kan hier dus veel creativiteit in stoppen. Dit is allemaal van groot belang, want wanneer zij niet begrijpen hoe het DMS werkt of zij willen het DMS niet gebruiken om welke reden dan ook, is de kans groter dat zij hun documenten niet op slaan in het DMS en kunnen er belangrijke documenten verloren gaan.

 

Omgaan met de weerstand

Een informatiemanager is tegenwoordig dus veel meer dan de oude man die weggestopt is in de kelder van een organisatie. Als informatiemanager ben je tegenwoordig heel veel meer dan dat en heb je een goed aanpassingsvermogen nodig om je aan te passen aan de kleuren binnen je omgeving. Alleen op deze manier kun je zelf en ook je collega’s hun werk goed laten doen. Dit is af en toe een uitdaging, maar wel een hele leuke. Het maakt dat je werk afwisselend is en dit maakt het voor mij zo’n onwijs leuke uitdaging.

Hoewel men dus altijd zegt dat mijn opleiding Toegepaste Psychologie niks met informatiemanagement te maken zou hebben zie ik dat heel anders. Ik heb in mijn opleiding namelijk geleerd hoe met verschillende soorten situaties en mensen om te gaan binnen dit werkveld, hoe je hen het best kan coachen of aansporen en hoe je trainingen het meest leerzaam kan maken. Dit is en blijft een leuke uitdaging en ik zal steeds meer van mijn eigen nieuwe kleuren ontdekken.

Nina Striekwold Trainee Informatie Manager YPublic

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.