trainee Archieven - YPublic

Tag Archives: trainee

Loading
loading..
Informatievoorziening gemeente Eersel

Afgelopen week had ik met onze gemeentesecretaris een gesprek over de nieuwe, jonge aanwas die in korte tijd bij de gemeente Eersel begonnen is. “Een positieve ontwikkeling, omdat jonge, frisse mensen vol zitten met nieuwe ideeën en ambitie”, aldus de gemeentesecretaris. Om er vervolgens aan toe te voegen: “Maar ja, jij zit bij DIV…”. Een uitspraak die me aan het denken zette, want wat bedoelde hij hier nu mee? Lak aan ambitie, als je daar terecht komt? Of toch iets anders? Nieuwsgierig als ik ben, ben ik toch eens verhaal gaan halen.

Documentair Informatie Voorziening ondergewaardeerd

DIV staat bekend als het ondergeschoven kindje onder de gemeenteafdelingen, welke vaak ergens, en soms zelfs in de kelder (in Eersel gelúkkig niet, gezien mijn claustrofobische aanleg) zit weggestopt in het gemeen-tehuis. Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening houdt men zich bezig met het verwerken en opbergen van archieven, wat voor veel ambtenaren maar een ver-van-hun-bed-show is. Het beeld van een ambtenaar belast met de uitdagende taak om orde te scheppen in de chaos van torenhoge stapels papier op het bureau, dringt zich hierbij aan mij op. Jarenlang is de functie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening hetzelfde gebleven en lange tijd heeft DIV dus op dezelfde manier gewerkt. Er heeft zich sinds het begin van de 21e eeuw echter een ontwikkeling voorgedaan waarbij de rol van informatie aan belang gewonnen heeft. Van een ‘industriële samenleving’, hebben we ons ontwikkeld naar een ‘in-formatiemaatschappij’, waarin informatie net zo belangrijk is geworden als mensen en middelen. We leven in een maatschappij waar per minuut meer dan 2 miljoen zoekvragen ingetypt worden op Google en meer dan 200 miljoen e-mails verstuurd worden. Daarnaast wordt er jaarlijks een enorme hoeveelheid, waarbij we spreken over een getal met 18 nullen, aan data gegenereerd. Informatie-uitwisseling gebeurt daarnaast voornamelijk digitaal in plaats van analoog, waardoor mensen het gewend zijn geworden dat informatie niet alleen te allen tijde beschikbaar, maar ook snel opvraagbaar is.

Ook de gemeente gaat mee in deze ontwikkeling. Op dit moment zijn we in Eersel druk bezig met digitalisering, waarbij werkprocessen en informatiestromen digitaal worden ingericht. Een project waar veel geld voor vrijgemaakt is, opdat de dienstverlening aan burgers en klanten verbeterd wordt. Snelle afhandeling van vragen en transparante bedrijfsvoering waarbij informatie zelfs beschikbaar wordt gemaakt via open data, staan hoog in het vaandel. Daarvoor moet informatie op een goede manier beheerd en gemanaged worden. Een taak die is weggelegd voor DIV. De DIV staat inmiddels dus voor een nieuwe uitdaging. Van torenhoge stapels papier op de bureaus, naar een enorme hoeveelheid gigabyte aan data die opgeslagen en beheerd dient te worden, opdat informatie gemakkelijk opgevraagd en gebruikt kan worden. Ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie zijn zelf meer verantwoordelijk geworden voor het beheer van hun informatie. De oude functie van DIV, het beheren van het archief, is daarbij verloren gegaan en vervangen door een nieuwe.

Informatie Beheer Centrum gericht op de toekomst

In Eersel heeft dit zich inmiddels ook geuit in een naamsverandering van DIV naar IBC: het Informatie Beheer Centrum. De archiefmedewerker is omgetoverd in een informatieconsulent van de toekomst en in plaats van enkel het beheren van het archief, houden informatieconsulenten zich bezig met het managen van informatie. Als ‘informatiemanagers’ mengen informatieconsulenten zich in de gemeentelijke organisatie, om ambtenaren te onder-steunen bij het creëren, opslaan, bewaren en delen van informatie opdat snelle en openbare overdracht van informatie kan plaatsvinden. Van een afdeling die ergens weggestopt zat in de organisatie neemt DIV nu dus een prominente rol in binnen de organisatie.

Uit navraag bleek dat de gemeentesecretaris met zijn uitspraak niet bedoelde dat er bij DIV geen ambitie is, in tegendeel. De gemeentesecretaris sprak zich uit als supporter van DIV: DIV als spil in de organisatie, die voor de belangrijke taak staat om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De ‘maar’ lag ‘m dus niet zozeer bij het gebrek aan ambitie, maar de tegenwind die vanuit de rest van de organisatie kan komen vanwege de reputatie die de afdeling door de jaren heen gekregen heeft.

Ik ben blij dat ik als trainee onderdeel mag zijn van dit proces, waarbij ik niet alleen kennis en ervaring vergaar op het gebied van informatiemanagement, maar ook in grote mate op het gebied van verandermanagement. De taak is namelijk niet alleen het invoeren van de digitalisering binnen de gemeente, maar ook het meenemen en opvoeden van de rest van de organisatie bij het beheren van informatie. Waar komt een nieuwe, jonge medewerker vol nieuwe ideeën en ambitie zoals ik op dit moment dus beter tot zijn recht dan bij afdeling DIV?

Kelly Hokke
Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

 

Het geheel had wat geheimzinnigs. Een collega vroeg mij binnen te komen in zijn werkkamer en de deur dicht te doen. Ik schrok, want als prille documentalist weet je soms niet wat je kunt verwachten. Heb ik het te bont gemaakt met aanmaningen tegenover collega’s die onzorgvuldig omgaan met documenten. Het blijkt om een noodkreet van een andere collega te gaan. Desbetreffende collega geeft aan disproportioneel veel tijd kwijt te zijn met administratieve bezigheden.

Hij is een specialist en wordt geacht vooral met inhoud bezig te zijn. De administratieve handelingen rond het verwerken van documenten te werken in ons DMS (Document Management Systeem) maken hem radeloos. Hij dreigt deadlines mis te lopen vanwege dit probleem.

Digitaal werken als struikelblok

De organisatie waar ik momenteel werk als informatiemanager bevindt zich middenin het ‘informatie regime’. De veranderingen op het gebied van informatie volgen elkaar in rap tempo op. Werknemers zijn nog niet gewend aan een systeem of de volgende applicatie wordt al geïntroduceerd. Systemen krijgen maar weinig kans om het stadium van ‘kinderziektes’ te ontgroeien. Medewerkers haken zelf  nog sneller af dan de systemen. Ze werken zo min mogelijk met het DMS of bedenken allerlei olifantenpaadjes om de vaak tijdrovende handelingen binnen het DMS te ontlopen. De radeloze medewerker heeft te kampen met nare eigenschappen van het DMS. Waar hij vroeger in een handomdraai documenten deelde met externen, is hij nu vaak minstens een kwartier bezig voordat hij de nodige handelingen heeft verricht om een document te delen. Onnodige tijdverspilling zegt de collega die mij aanspreekt terecht.

Twee oplossingsrichtingen

Globaal zijn er twee manieren waarop je met dit probleem om kunt gaan. De collega die mij binnenriep op zijn kamer opperde een ‘uitvoerende’ oplossing. Is het een idee om het gebruik van het DMS te centraliseren? Het kan toch niet de bedoeling zijn dat dure, schaarse specialisten veel tijd bezig zijn met administratieve handelingen? Als één of meerdere ‘documentalisten’ de werkzaamheden op het gebied van het opslaan en terugvinden van documenten zouden uitvoeren, en niet de ‘inhoudelijk specialisten’, dan wordt informatie tenminste echt vakkundig gemanaged en beheerd.

Een tweede oplossingsrichting is de ‘faciliterende’ oplossing. Laten we eens gaan luisteren naar de gefrustreerde collega? Waar loopt hij concreet tegenaan? Weet hij alle opties van het DMS op de juiste waarde in te schatten? Weet hij de instructies te vinden? Volgt hij krampachtig alle regels, of heeft hij zelf ook handige truckjes (olifantenpaadjes) waar andere collega’ s van kunnen leren? Ontdek waar de medewerker onnodig tijd verliest en bedenk oplossingen bij problemen (afbeelding). Leg uit en herhaal; een eenduidige boodschap doet wonderen.

De juiste rol van de informatiemanager

Het woord ‘management’ in ‘informatiemanagement’ staat voor ‘de organisatie van en controle over de structuur, het verwerken en het bezorgen van informatie’. Dit is in het bijzonder de taak van de informatiemanager, maar de vraag is: hoe kom je tot de uitvoering van deze taak? Mijns inziens is informatiemanagement van iedereen! Alle medewerkers spelen een rol in het vangen, managen, opslaan, delen, bewaren en afleveren van informatie. Ook hierbij geldt: je kunt iedere medewerker ‘vissen’ geven, maar je kunt ze beter zelf leren ‘vissen’. Ga voor de faciliterende rol, de gebruiker is koning en de ICT mag niet hinderen. Zet één woord bovenaan je actielijst: gebruikersgemak.

Arco Vuik

Trainee Informatie Manager YPublic

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatiemanagement, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn;  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin

informatiemanagement

door Paul Graas – Trainee Informatiemanagement bij YPublic

‘Informatiemanagement draait om mensen’, Cliché, maar waar.

Informatiebeheer

Een tijd geleden had ik samen met een paar collega’s van het team Informatiebeheer een afspraak met een aantal medewerkers van de gemeente waar ik werkzaam ben. We waren bezig met een pilotsessie over een digitale verzendprocedure en we wilden weten hoe zij tegen heel het proces aankeken. Terwijl we bezig waren om alle stappen uit te leggen, interrumpeerde één van de aanwezigen ons met de volgende vraag: ‘Dat is allemaal wel mooi, maar wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van zo’n digitale verzendprocedure? Want ik heb het idee dat ik er net zoveel tijd aan kwijt ben als met de papieren verzendprocedure.’ Nogal onvoorbereid, wisten we uiteindelijk uit te leggen dat je met de digitale verzendprocedure tijd kunt besparen en dat het ook erg handig is voor het terugvinden van gearchiveerde brieven.

Weerstand

Achteraf schaamde ik me. Hoe kan het toch dat ik van tevoren niet eens had nagedacht over deze belangrijke vraag: waarom doen we dit eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we dit overtuigend overbrengen naar de medewerkers? Want zij gaan niet blind allerlei nieuwe werkwijzen accepteren. Dus je kunt wel veel mooie plannen hebben, maar als je de medewerkers niet weet te overtuigen van de toegevoegde waarde van je plannen, dan heb je een probleem. De kans is groot dat je plannen uiteindelijk botsen tegen een muur van weerstand en onbegrip. En terecht. Want informatiemanagement draait om de mensen die met informatie moeten omgaan, en niet andersom.

Digitalisering

Vroeger, in de tijden van papieren dossiers, was het nog voldoende om het centrale archief goed in te richten en te beheren. Als medewerker ging je naar de archivaris en die wees je de weg naar het juiste dossier. Oftewel, de archivaris beheerde de informatie en de medewerker kon die informatie raadplegen. Tegenwoordig is de verhouding tussen medewerker en informatie compleet veranderd door de digitalisering van de maatschappij. Informatie is overal te vinden. Je kunt zelfs spreken van een overdosis aan informatie. En het wordt alleen maar erger.

Informatiemanagement gaat om mensen

De kunst van informatiemanagement is om medewerkers te leren effectief om te gaan met informatie. Oftewel, de nadruk ligt niet meer op het beheer van informatie zelf, maar op hoe de medewerker ermee omgaat. Dit klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Soms zijn we binnen ons vakgebied zo druk bezig met het optimaal inrichten van een digitaal archief of met het schoonmaken van netwerkschijven, dat we uit het oog verliezen wie deze middelen gaan gebruiken.

Managen van informatie

Informatiemanagement draait om mensen. Dat wil zeggen dat wij, informatiedeskundigen, ons werk vooral moeten richten op degenen die met informatie(systemen) omgaan. Ons vakgebied is nu eenmaal “gedemocratiseerd”: alle medewerkers binnen de organisatie (en steeds vaker ook externen, zoals burgers en bedrijven) moeten informatie beheren die hiervoor voornamelijk door DIV beheerd werd. Dat is de reden dat het steeds belangrijker wordt voor een informatiedeskundige om zijn werkplek te verlaten, te slenteren door de wandelgangen en in gesprek te gaan met medewerkers. Zo weet je wat er leeft en zet je een eerste stap in het effectief managen van de informatie binnen je organisatie.

Digitalisering

Veerle Ultee is trainer binnen het YPublic Traineeship Leergang Informatie Manager. Haar eerste ervaringen met de Leergang Informatie Manager zijn positief.

Leergang Informatie Manager

Dit najaar is de zesdaagse training Leergang Informatie Manager gestart voor de trainees van YPublic. Met veel plezier heb ik het uitdagende programma samen met YPublic vormgegeven. Inmiddels zijn we met de eerste groep trainees halverwege het programma. En wat is het gaaf om met deze slimme, jonge mensen van gedachten te wisselen over informatiemanagement. Vooral omdat ik me nog zo goed herinner hoe het is om als trainee aan het begin van je carrière te staan. Net afgestudeerd van de universiteit, veelal opgeleid in een vakgebied waar maar weinig banen beschikbaar zijn, en dan in het diepe springen.

Het vakgebied informatie management is moois en dynamisch

Vaak denk ik nog terug aan mijn eerste werkervaring. Tijdens mijn eerste overleg bij de gemeente ’s-Hertogenbosch, op maandagmorgen, ging het over substitutie, WABO, project vloerbedekking en architectuur. Ik had geen flauw idee wat al die termen betekenden, maar dat veranderde snel. Als je als trainee in een inspirerende omgeving terecht komt, de juiste mensen ontmoet, kansen krijgt en pakt, dan leer je in 3 maanden meer dan in 2 jaar hoger onderwijs. Je leert vergaderen, stukken schrijven, belangen analyseren, applicaties gebruiken en beheren en je leert een vák. Laat nu het vakgebied informatie management een van de mooiste en meest dynamische vakgebieden zijn die er is. En met deze Leergang geeft YPublic haar trainees een solide basiskennis van het vakgebied mee.

Trainee is fris en ontwikkeld zich snel

Daarom is het zo geweldig om zeven jaar later, de trainees van YPublic in ‘de klas’ te hebben. Als een spons zuigen ze de theorie en anekdotes op, leggen ze verbindingen naar hun eigen opdrachtgevers en accelereert hun ontwikkeling. Het is voor mij een feest om hen uit te dagen en door hen uitgedaagd te worden. Ik hoop dat meer (overheids)organisaties startende trainees een kans geven, zoals ik die bijvoorbeeld bij gemeente ‘s-Hertogenbosch gehad heb. Want je hebt zoveel aan een trainee die vooruit denkt, snel wil en kan leren, een frisse blik heeft en zich snel ontwikkeld.

Veerle Ultee (Informatiemanager Gemeente Dongen | Adviseur en trainer Informatiemanagement en sociale media)

Voor meer informatie over inzet van specialisten binnen informatievoorziening, kijk op www.ypublic.nl en volg ons op LinkedIn!  https://www.linkedin.com/company/ypublic?trk=nav_account_sub_nav_company_admin
Bestand_003 (1)                                  Bestand_000 (5)

 

 

Informatievoorziening

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor informatievoorziening, implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Informatievoorziening

We merken het dagelijks, de ontwikkelingen rond digitaal werken gaan snel. Met regelmaat sta ik te kijken naar de technische mogelijkheden met betrekking tot digitaal en zaakgericht werken die de bekende grote softwareleveranciers aanbieden. Technische hoogstandjes worden gepresenteerd in bestaande en nieuwe zaaksystemen, CMS, DMS, KCS, Regiesystemen en wat al niet meer. Het ‘Real Time zoeken en delen’, doorontwikkeling van ‘Bring Your Own Device’, 24/7 ‘Connected Werken’ en veranderende mobiliteit van gebruikers zijn ingrediënten van de omgeving waar we ons in bevinden. Het zijn de randvoorwaarden die visie,  beleid en langetermijn planning binnen informatiemanagement bij overheidsorganisaties complex,  ingewikkeld en risicovol maken.

Voor mij is het de vraag of overheidsorganisaties het hoge tempo van innovatie en verandering kunnen bijhouden. De burger heeft een hoog verwachtingspatroon op het gebied van digitale dienstverlening, met de Ipad op de bank kunnen we de hele wereld aan. Maar zijn al die overheidsgegevens in de basis goed geordend, digitaal beschikbaar en voldoende beveiligd. Is er kennis en ambitie om een infrastructuur voor digitale dienstverlening in te richten. Is er draagvlak, budget en voldoende capaciteit beschikbaar?

De huidige focus ligt vooral op de Bricks en de Bytes, maar Behavior blijft nog steeds onderbelicht. In discussies binnen de YPublic Academy ligt doorlopend de nadruk op het feit dat digitaal werken een gedragsverandering is (Behavior) en dat we ons niet mogen laten afleiden door de Bricks en de Bytes. Reeds in een eerder blog heb ik gepleit voort een gedegen proces van implementeren, beheren en doorontwikkelen van digitaal werken. Een proces waarbij de focus op Behaviour minimaal net zo belangrijk is als de Bits en de Bytes. Vanuit YPublic geloven we in de voordelen van digitaal werken. We zijn er van overtuigd dat de inzet van professionals met de juiste kennis en vaardigheden essentieel is voor het welslagen van complexe veranderingstrajecten.

Het najaar van 2015 zal YPublic een roadtrip maken langs informatiemanagers van overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor implementaties en beheer van digitaal en zaakgericht werken. Graag gaan wij met informatiedeskundigen de discussie aan over Bricks, Bytes en Behaviour. Welke essentiële vaardigheden heeft de huidige informatiespecialist nodig om op een juiste manier met Bricks Bytes en met name Behaviour te kunnen omgaan. YPublic werkt dagelijks aan een passende inzet en ontwikkeling van startende en ervaren informatieprofessionals.

YPublic zal de komende weken zich richten op het contact leggen met u; de early adapters, de  grote middengroep of wellicht de worstelende aanhaker op het gebied van digitaal werken. Over een half jaar delen wij op deze plek graag de resultaten van onze roadtrip.

Ook benieuwd?? Like dit artikel en ‘get connected’ of kijk op www.ypublic.nl Als dank voor uw bijdrage aan de discussie nemen we voor u de official YPublic Power Bank mee.

Addie van den Hoek

 

Digitalisering

IMG_1050

De afgelopen maanden heb ik vele afdelingen informatievoorziening bij overheidsorganisaties bezocht en daar naast de inzet van (talentvolle) informatieprofessionals uitgebreid gesproken over de stand van zaken rond digitaal werken en de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening binnen overheidsorganisaties.

Informatievoorziening bij verschillende overheidsorganisaties

Wat direct opvalt is het gegeven dat de diverse overheidsorganisaties het digitaal werken en haar informatievoorziening binnen de eigen organisatie toch zo opvallend verschillend hebben gepositioneerd. Logisch lijkt een strategische én centrale plaats, ergens tussen het primaire proces en ICT. De praktijk is anders, en wat een grote verschillen zijn er toch.  Diepgaande  organisatorische reorganisaties binnen Informatievoorziening, ICT, het Facilitair Bedrijf, Dienstverlening, HRM, Financiën en het primaire proces hebben de afgelopen jaren gezorgd voor opvallende verschuivingen. Informatievoorziening traditioneel weggeschoven onder Facilitaire Zaken, samengevoegd met juridische zaken (!), één team met Financiën en Belasting,  strategisch in de samenwerking met I&A of op afstand in de buurt van de postverzending. Digitaal werken als spin in de organisatie heeft baat bij een strategische positie van haar informatieafdeling!

Samenwerkingsverbanden

Daarbij zijn vele (gemeentelijke) organisaties druk bezig met het vormen van een wirwar aan in- en  externe samenwerkingsverbanden. De interne veranderingen zijn het gevolg van de opgestarte implementaties binnen het sociaal domein, de nog steeds aanwezige uitloop van de opgelegde bezuinigingen en veranderende wetgeving.  Externe veranderingen die ontstaan door ambtelijke en of politieke éénwordingen, strategische coalities, gemeenschappelijke regelingen of product georiënteerde samenwerkingen  (RUD). De samenwerkingen en naamsveranderingen worden gestart maar ook net zo snel weer ontbonden.

Ontwikkeling van digitaal werken

Organisaties willen vooruit kijken, en zien dat de economie in de private sector aantrekt. Rutte roept op om te investeren en er ontstaat een gevoel staat dat er meer mogelijk is. De tijdelijke inzet van externe professionals neemt toe, hoge prioriteit programma’s en projecten krijgen groen licht en een lichte toename in het aanbod van vacatures is zichtbaar. Het zijn de eerste tekenen dat de overheid wil investeren. Binnen dit veranderende geweld van organisatorische reorganisaties zal de ontwikkeling van digitaal werken vorm moeten krijgen, en dat valt dus niet mee.

Een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening

Hollen of stilstaan, bezuinigen of investeren, het zijn golfbewegingen die een gedegen uitrol van digitaal werken in de weg staan. Het vormgeven van een toekomstvaste en digitaal georiënteerde informatievoorziening vraagt om lange termijn beleid, structuur en uithoudingsvermogen. En dat is de uitdaging binnen de huidige hectische omstandigheden. Organisaties willen door, en de het verachtingspatroon rond digitaal werken wordt plotseling skyhigh. Het hoofd koel houden is belangrijk. Denk aan een uitvoerbare korte termijn planning, en houd rekening met je lange termijn visie. Werk gestaag door richting de digitale stip op de horizon. Laat je niet leiden door randzaken en politieke verwachtingen. Digitaal werken is een gedegen proces, en dat heeft zijn tijd nodig!

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

YPublic : Welcome !

Authorize

Wachtwoord kwijt

Registreren

Please contact the administrator.